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こんにちは、代表で税理士の古殿哲士です。

 

社内で行われていた経理の業務をアウトソーシングにする場合、今までの社内で取り扱っていた証憑書類を代行先に送ることが、社内での業務になるでしょう。

さて、この証憑書類とは、何のことでしょうか？

 

日本の法律では、請求書や領収書などの証憑書類について一定期間の保存が義務づけられています。

証憑書類というと、請求書や領収書が代表例でしょうが、そのほかにも請求書だけではなく、見積書、注文書などほかにも様々なものがあります。

そこで、今回は、意外と知らない信憑書類についてまとめてみました。

 

 

【証憑書類とは】

「証憑書類（しょうひょうしょるい）」とは、「事業取引の証拠となる書類」のことです。

主には請求書や領収書などのことで、取引の内容が記載されていて、取引の事実を証明する書類となります。

このほかに、見積書や納品書なども証憑書類に該当します。

そして、取引相手から受領したものと、自己で作成したものとがあります。

 

 

【証憑書類の種類】

証憑書類といっても、数多くの書類があります。

たくさんあるのでグループごとにご説明します。

 

1.「売上」に関する証憑書類

納品書、注文書、請求書、領収書などが該当します。

上記に加え、売上に関する契約書も該当します。

この売上に関する証憑書類は、特に重要に管理・作成されるのが一般的です。

 

2.「仕入」に関する証憑書類

納品書、注文書、見積書、請求書などが該当します。

注文から見積もり、仕入れまでの流れを裏付けるために必要な証憑書類です。

特に仕入先からの納品書は、保管している企業は多いです。

 

3.給与関係や人事に関する証憑書類

履歴書、雇用契約書、退職届け、給与支払明細書などが該当します。

これらの書類も、給与を支払う上で裏付け書類となるからです。

こちらの書類は、個人情報に関わる書類のため、厳重な管理が必要になります。

 

4.現金・預金の入出金に関する証憑書類

領収書や請求書、預金通帳、小切手帳などのことです。

 

5.貸付金、借入金に関する証憑書類

金銭消費貸借契約書、返済予定表などが該当します。

 

 

【証憑書類の保管期間】

証憑書類の保存期間は、原則7年の保存義務があります。

（厳密には会社の規模と書類の種類によって保存期間は異なりますが）

 

 

 

【証憑書類の保存方法】

証憑書類には、会社が発行して渡す書類と、他社が作成した書類を受け取るという二つの種別がありますが、双方ともに原本を保存しておく必要があります。

会社ごとに管理方法は様々でしょうが、時系列（月ごと）に整理し、ファイリングするのが一般的でしょう。

最近はデータで管理される会社も増えてきましたが、全てをデータで管理することは難しいので紙ベースでの管理も併用するパターンも多いと思われます。

証憑書類の整理・保存がしっかり出来ていれば、税務調査時にスムーズに対応できるだけでなく、会計処理への信頼性が高まります。

上記のことからも、証憑書類をきちんと整理・保存しておくことはとても重要といえます。

 

 

【まとめ】

証憑書類と聞くと、とても難しい書類のように思われる方もいらっしゃると思いますが、要は、会社の経理上において発生した書類のことです。

この書類の保管・管理は会社の信用を保つうえでも重要になります。

一定のルールの上、業務フローに落とし込むことが経理業務の効率化も促進されることにつながりますので、しっかりと業務内容にあうような保管規定を作るといいと思います。

 

 

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