経理のクラウド化とは、クラウドサーバーを通して会計ソフトを使うことです。
従来の経理作業は、請求書や領収書などのアナログデータを人力で一つひとつ入力していく必要があり、非常に人的コストと時間のかかる業務でした。そんな経理業務問題を解決できるのが、クラウド会計ソフトです。
1.経理のクラウド化とは？
経理のクラウド化とは、会計ソフトをインストールして使うのではなく、クラウドサーバーを通して会計ソフトを使うことです。
クラウド型の会計ソフトを使えば、銀行の口座情報やクレジットカードの利用履歴を自動で入力することができ、経理の作業量が大幅に削減できます。インターネット環境とID・パスワードなどのログイン情報があれば場所を選ばず自由に利用できます。
また、担当税理士とクラウドソフトで会計情報を共有することで経理作業の分担ができ、経営者や個人事業主の方は経理作業の負担を減らして本業に専念することができます。
2.クラウド会計ソフトを使用するメリットとは？
クラウド会計ソフトを使用するメリットについて、解説していきます。
(1)入力・書類作成が自動でできる
クラウド会計ソフトを利用するもっとも大きなメリットは、入力や書類作成業務の自動化です。銀行口座情報やクレジットカードの利用明細は、インターネットから自動で取得できるため、そういった情報を手入力する手間がなくなります。
また、入力データから決算書や確定申告書類を簡単に作成することができます。担当税理士と会計情報を共有することもできるので、作業分担もスムーズになります。
経理作業の負担を減らして、本業に専念したい個人事業主の方におすすめの機能です。
(2)フリーソフトもあり、導入が容易
クラウド会計ソフトは、インストール型の会計ソフトとは違い、ソフト自体は売り物ではありません。そのため、無料で入手できるフリーソフトも多くあり、コストをかけずに導入することができます。
初期費用をかけずに経理を効率化したい中小企業やベンチャー企業におすすめですが、初期費用は無料でも、機能の拡大や経理のプロや税理士のサポートサービスを受けるには月額・年額料金がかかる場合が多いです。
(3)初心者でも理解が容易
クラウド会計ソフトは、経理の専門知識が少ない人や、経験が浅い人でも直感的に使いやすいものもあります。さすがに知識が全く無いと使うことはできませんが、入力が自動化されている項目もあるため、帳簿を手書きでつけるよりもずっとわかりやすいでしょう。
また、電話やチャットで、経験豊富な経理スタッフや税理士のアドバイスを受けられるヘルプサービスが付帯していることもあります。
経理業務を経験したことがない個人事業主や、経営者自らが経理を担う場合におすすめです。
(4)税理士からのフィードバックを待たず経営状況がわかる
クラウド会計ソフトを使うと、経営状況のデータを即時に分析することができます。税理士に依頼すると数日から数週間かかるようなレポートも作成できるので、日々最新の状況をチェックしながら経営戦略を練ることができます。
また、詳細な分析機能を使えるプラン料金も、税理士にデータ分析を依頼するより安価です。
資金力の乏しい個人事業主の方や、経営の見直しを行いたい企業におすすめの機能です。
3.クラウド会計ソフトのデメリット
クラウド会計ソフトにも、もちろんデメリットはあります。そんなクラウド会計ソフトのデメリット面について、解説していきます。
(1)ソフト自体は無料だが、ランニングコストがかかる
先にメリット面でご紹介した通り、クラウド会計ソフトは初期費用が無料のフリーソフトが多く、初年度は拡張機能やサポートも無料というソフトや、長期に渡って無料で使えるプランが用意されているソフトも少なくありません。
ただし、無料プランは機能が少ないため、従業員の増加や企業の成長により足りない機能が出てくる場合がほとんどです。無料のクラウド会計ソフトは、買切り制のインストール型ソフトとは違い、利用を続けていく限り永久的にランニングコストがかかり続けます。
(2)インストールソフトよりも動作が重い場合がある
クラウド会計ソフトは、インターネットを経由しているので、作業環境によっては動作が重くなってしまいます。
また、ネットバンキングとクレジットカードの利用明細は一度設定してしまえば自動入力できますが、現金の支払いはインストール型と変わらず手入力が必要です。手入力の操作性はインストール型のソフトに劣るので、現金払いの比率が高いと作業時にストレスになる可能性があります。
また、ネットバンキングとクレジットカードの明細についても初めて出てくる項目（支払い・入金）についてはその都度設定が必要なため、クラウドソフトの自動化のレベルもまだまだ発展途上と言えるでしょう。
(3)セキュリティの強度に不安がある
クラウド会計ソフトは、外部のサーバーに重要な経理情報を入力するため、利用しているソフトのサーバーで万が一トラブルがあった場合、情報が流出して損害を受けるかもしれないというセキュリティ面での不安があります。もちろんソフト側もセキュリティを強化しているため、そこまで脆いものではありませんが、流出の可能性は決して0ではないということを理解しておきましょう。
4.無料で使えるおすすめのクラウド会計ソフト7選
ここからは、無料で使えるおすすめのフリークラウド会計ソフトをご紹介していきます。
(1)クラウド会計ソフト freee（フリー）
「freee（フリー）」は、クラウド型会計ソフトの国内シェア6割を占めているシェアNo.1のソフトです。
登録から30日間は無料で使えるので、使用感を十分確かめてから導入することができます。
メール・チャット・電話でのサポート対応も一応ついているため、プロの指導を受けながら経理作業を覚えたい方におすすめです。また、税理士事務所との提携プログラムもあり、認定税理士のアドバイスを受けることもできます。
「freee（フリー）」の使用料は、個人向けプランが年額9,800円〜、法人向けプランが年額23,760円〜です。
(2)弥生会計 オンライン
「弥生会計 オンライン」は、法人シェアNo.1のフリークラウド会計ソフトです。
初期費用無料のフリーソフトで、登録から2ヶ月は無料で試すことができます。シンプルな画面で、経理の知識がなくても直感的に操作することができるので、経理作業の経験がない方におすすめです。
弥生会計 オンラインの使用料は、年額26,000円〜です。
国内シェアが最も高いため使われている方も多いのではないでしょうか。
(3)やよいの白色申告オンライン／やよいの青色申告オンライン
「やよいの白色申告オンライン」「やよいの青色申告オンライン」は、「弥生会計 オンライン」と同じ「弥生」が運営している個人事業主向けのクラウド型会計ソフトです。
経理の知識がなくても家計簿感覚で使えるので、それほど多機能なソフトは必要ない個人事業主の方におすすめです。
「白色申告オンライン」は使用料不要の完全フリーソフト、「青色申告オンライン」の使用料は年額8,000円です。
(4)マネーフォワード クラウド会計
「マネーフォワード クラウド会計」は、フリープランなら完全無料で使えるクラウド会計ソフトです。
フリープランでも金融機関情報の自動取得や仕訳の入力、決算申告など基本的な機能は備えているので、完全無料で機能性の高いクラウド会計ソフトを探している方におすすめです。
「マネーフォワード クラウド会計」の有料プランの使用料は、月額1,980円〜です。
(5)EXPLANNER for SaaS 会計
「EXPLANNER for SaaS 会計」は、累計30,000本以上の導入実績があるクラウド会計ソフトです。
月額料金は高めですが、経営上の様々な問題を解決するハイエンドなソフトです。他の無料クラウド会計ソフトにはないことも多い「予測BS・予測PL作成機能」も付帯していて、経営状況の変化に迅速に対応することができます。
「EXPLANNER for SaaS 会計」の使用料は、月額140,000円〜です。
(6)円簿会計
「円簿会計」は、永久無料の完全フリーソフトです。
期間限定なしで、全ての機能を永久的に無料で使うことができます。画面は他のソフトに比べて簡素で、税理士のアドバイスやヘルプサービスもないですが、完全無料のクラウド会計ソフトを探している方におすすめです。
(7)ちまたの会計
「ちまたの会計」は、非営利組織向けの完全無料のクラウド会計ソフトです。
ビジネス用の会計ソフトのようにキャッシュフロー作成等の機能はありませんが、非営利団体に必要な帳簿や会計報告書類を手軽に作成することができます。最初の登録から5分程度で使用を開始できるので、非営利組織以外でも手軽に使えるクラウド会計ソフトをお探しの方におすすめです。
今回はクラウド会計についてお話してきましたが、クラウドソフト自体はまだまだ発展途上にあります。
従来のインストール型よりも便利にはなったものの、現段階の技術力はネットバンキング対応の通帳とクレジットカードのみです。それも、初めて出てくる項目は都度設定が必要であるため、インストール型からの乗換は非常にゆっくりしています。
