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2018/11/23 自計化のメリット・デメリット!重要なポイントは?

自計化とは、経理業務を全て会計事務所や委託業者に外注するのではなく、自社のパソコンと会計ソフトを利用していく運用方針のことです。

自計化には、記帳代行サービスの利用料や会計事務所の顧問料を節約できるほか、自社の経営状況をリアルタイムで把握できるというメリットもあります。ある程度の会社規模になってくると、経理を内製化して、記帳についても自計化していくのが一般的です。

 

今回は、自計化を行う上でのポイントや、メリット・デメリットから見た自計化の必要性などをご紹介していきます。

 

1. ≪自計化を行う上での重要なポイントは?≫

自計化は、ただ単に会計事務所の顧問料や記帳代行の委託費用を浮かせるためだけに行うのでは意味がありません。

より効率よく自計化を行うためのポイントについて、以下の項目で解説していきます。

 

(1)自計化で運用していくだけの余裕がある

会社を起業して間もない頃は、資金が心もとなく、会計事務所への顧問料や記帳代行の利用料の支払いが苦しいという場合も多いのではないでしょうか。

顧問料を少しでも節約するため、記帳代行を利用せず最初から自計化で運用したい経営者も多いかと思いますが、逆に資金にある程度の余裕がないと自計化は難しいのです。

 

自計化を行うためには、経理担当者を雇用したり、経営者自身が時間を割いて経理業務を行ったりする必要があります。

経理業務に時間や人員を取られて本業に専念できないと、業績が上がらず、余計に経営も苦しくなってしまいますよね。

 

そのため、起業したてで経営状況がまだ上向きでないという場合には、会計事務所の顧問料の節約を考えるよりも、まず記帳代行から委託して本業に専念し、資金に余裕を作るのがおすすめです。

その後、経理担当者を雇用して会計ソフトやクラウド型記帳代行サービスを導入し、自計化を進めていきましょう。

クラウド型記帳代行サービスなら、顧問料・入力の作業量ともに少なく済み、創業間もない企業でも無理なく導入できる場合もあります。

創業間もない会社や個人事業主の方は、まずは本業が軌道に乗るまで売上アップに一点集中して記帳は税理士や経理代行業者に丸投げすべきでしょう。

 

(2)自社の経理担当者の負担を軽減する

自計化を行うと、記帳代行を外部に丸投げしていた時に比べて顧問料が節約できる反面、当然自社の経理担当者の作業量や負担が増えてしまいます。

会計ソフトに数字を打ち込むのは一見単純作業に思えますが、ソフトによって算出されるデータ、試算表、決算書などの読み方を習得するのは大変なことです。

会計ソフト導入時には、必ず経理担当者に対して十分な研修や自計化導入支援を行うようにしましょう。

 

また、もし顧問料を支払っている税理士がいるのであれば、ソフトの使い方やソフトが算出するデータの読み方を教えてもらうようにすれば、経理担当者の業務に対する理解が深まり、より作業効率を上げることができるでしょう。

このことが後の項目でご紹介する、より高度な提案を受け入れる下地にもなります。

 

なお、クラウド型の会計ソフトを利用して、自社と会計事務所で入力作業を分担することでも、経理担当者の負担を減らすことができます。

自計化を行う時には、必ず経営者と経理担当者で意思疎通を図り、経営も作業量も無理のない形でソフトやサービスを導入するようにしましょう。

 

(3)会計事務所からのより高度な提案を受け入れられる体制を作る

会計ソフトやクラウド型サービスを使った自計化により、社内で経営状況がリアルタイムに把握できるようになります。それによって、会計事務所から資金繰りや節税対策についてより高度なアドバイスを受けられるようになるのが大きなメリットです。

しかし、それを実行できる体制が社内に出来上がっていないと、せっかくの顧問料が無駄になってしまいます。

 

基本的に、自計化は経営の維持のみではなく、更なる成長を見越して導入するものです。

自計化を行うときは、ソフトやクラウド型サービスに頼った作業量の軽減だけではなく、企業の成長や事業拡大を視野に入れるようにしましょう。

 

  1. ≪自計化の必要性とは?≫

そもそも、会計ソフトやクラウド型サービスを利用した自計化を行う必要性があるのは、どのような場合なのでしょうか。

こちらの項目では、自計化のメリット・デメリットから見た自計化の必要性について解説していきます。

 

(1)自社の経営を即時に把握できる

自計化の最も大きなメリットは、会計ソフトやクラウド型サービスの利用で即時に自社の経営状況を把握することができる点です。

入力ミスや細かな損失もその場ですぐに分かるため、使途不明金や無駄遣いを最小限に食い止めることができます。

 

また、記帳代行を利用すると、多くの場合、今月の経営データを把握できるのは2〜3ヶ月先となります。直近の経営状況がわからないと、銀行の融資を受けることが難しくなるほか、まとまった仕入、投資など思い切った資金繰りにも踏み切れません。

 

自計化を行うと前月の試算表が次月には監査できるため、スピーディーでより利益の大きな経営が可能になります。会社が成長してきて一定以上の規模になれば、毎月の業績をリアルタイムで知ることに価値が出てきます。その過程で経理体制も整えていく必要があり、ここは会社のステージに応じて整備していくべき話になってきます。まずは、売上の確保に一点集中して、余計なことをやろうとしない。記帳代行も外部の税理士や経理代行業者を活用します。このステージが終われば次のステージに行く。ここで、自計化を含めた経理体制の整備をしていきます。

経営の見通しを立てて会社がより成長していくために、自計化は必ず必要となるプロセスとなります。

 

(2)顧問料を節約できる

経理資料を会計事務所に丸投げして記帳代行から委託すると、毎月の顧問料が嵩んでしまいます。

経営が軌道に乗り、ある程度業績を確保できるようになれば、自計化して自社で経理業務をこなす方が経費の節約となります。ある程度の余裕がある上で月々の経費を節約したい企業には、自計化は最も効率のいい手段です。

 

また、自計化を行う中で自社に経理のノウハウが蓄積され、顧問税理士とより高度な話し合いができるようになります。

資金繰りや節税対策を利用した経営利益の向上にも、自計化は不可欠です。

そのため会社の立ち上げや経営の維持という段階を超え、更なる成長や事業拡大を考える段階で自計化が必要となっていきます。

 

ただし、後にも解説しますが、会計ソフトやクラウド型サービスの導入、経理担当者の雇用など、自計化にあたっても初期投資が必要となることは把握しておきましょう。この初期投資も会社の成長ステージで必要不可欠なものです。

 

(3)作業量が大幅に増える

自計化を行うデメリットは、記帳代行を利用していた頃と比べて、ソフトやクラウド型サービスに情報を入力するなどの作業量が大幅に増えるということです。簿記知識のない経営者一人で本業も行いながら自計化を行うのは、かなり難しいと言えるでしょう。

実質的な作業をこなしていくのが難しい段階では、自計化よりも丸投げでOKな記帳代行サービスを利用する方が効率良く業務ができます。投資する金額も記帳代行のほうが結果的に安くなるケースが多いです。

 

ただし、現在では「半計化」と言って、クラウド型会計ソフトを利用して勘定科目や仕訳など複雑な入力を会計事務所と分担して行うサービスも登場しています。

自計化を行いたいが作業量は増やしすぎたくないという場合は、クラウド型のサービスを利用して「半計化」を行うのもおすすめです。

半計化で運用する中で自計化に十分な簿記の知識が身につく場合もあるため、小規模な企業や個人事業者は半計化から自計化へと段階を踏んで導入するのも方法の一つでしょう。

 

(4)設備投資の金額が顧問料より嵩む場合もある

自計化を行うにあたって会計事務所が持つような会計専用PCを導入するとなると、かなり高額な設備投資が必要です。ダウンロード型やクラウド型の会計ソフトであればそこまで高額ではありませんが、それでも自計化には設備投資が不可欠です。

また、自計化にあたって簿記知識のある経理担当者を雇用する場合、その人件費も必要となります。

 

自計化に成功すれば、顧問料の節約額や業績の向上による利益が設備投資の額を上回るのは確実です。

しかし、自計化には一時的な出費が必要となることは把握しておきましょう。

逆にその出費が痛手になるような経営状況の場合には、顧問料の節約を考えるより、丸投げの記帳代行サービスを利用して本業の業績を上げていくのが先決となります。

記帳代行か自計化どっちを選択すべきかは、弊社でもよくご質問いただく内容になります。

これについては、会社の置かれた状況・環境によって答えは異なりますので、答えは一通りではありません。しかし、一般的には、会社のステージ・会社規模によって判断すべきであると考えます。数字の持つ意味がステージによって変わってくるからです。

 

記帳代行サービスをご希望のお客様は、東京・大阪経理代行サポートセンターも選択肢の一つとしてご検討ください。納品スケジュールなどもできるだけお客様のご希望に沿えるようにお打合せさせていただきます。税理士が運営しており、品質にも自信を持っております。

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2018/05/11 東京・大阪の経理代行|自計化のメリット・デメリット

記帳代行など経理の求人・人材は派遣より安くて高品質の東京・大阪経理代行へ!
こんにちは、代表で税理士の古殿哲士です。

今回は自計化のメリット・デメリットについてわかりやすく解説していきます。

経理代行・記帳代行は東京・大阪経理代行

 

≪1.自計化は経理派遣や記帳代行と異なる≫

経理の効率化を図るために経理派遣を雇ったり、経理代行を利用したりすることは珍しくありません。
しかし、経理を自計化することによって、仕訳や帳簿の信頼性を高めている企業などもあります
自計化と経理代行は基本的に異なる考え・サービスであり、経理派遣などのアウトソーシングとも違うメリットを持っています。
しかし、その一方でデメリットも少なくありませんので、導入は慎重に考えたほうが良いでしょう。

 

≪2.経理を自計化するメリットとデメリット≫

(1)メリット

経理を自計化することのメリットは、第一に帳簿や会計業務全般の信頼性を高められることにあります。
経理代行や記帳代行サービスの中には、仕訳の質が低かったり、信頼性に問題がある業者も潜んでいます。
プロに頼んでいるからこそサービス品質が高いのは当たり前ですが、選定する業者を誤ると数字の信頼性を損なうことがあるのも事実です。
念のため、外注先は経理業務の知識やサービス体制が整っているのか調べるべきでしょう。
業者に問題がある場合、最悪自社の決算の信頼性に影響するだけでなく、社会的な信頼性にも波及するリスクがあります。
経理派遣に関しても同じで、スキルの低い担当者が会計業務を担うと、同様のことが起こるおそれがあります。

 

また、自計化によってタイムリーに会社の数字を把握することができる点もメリットでしょう
アウトソーシングすれば自計化に比べてタイムラグが生じます。
その点、自計化は日々会社のお金の動きを記帳していくため、タイムラグがありません。
日々のお金の動きが頻繁にあり、日々記帳して会社の成績を把握しておく必要がある場合、有効です。

 

自計化では自社で会計業務全般を行うものの、その信頼性や評価を外部の税理士が実施します。
つまり、第三者の目で正確性・適格性をチェックできるため、会計業務の信頼性を高めることができます。
もし少しでも不備がある場合や、不適切な仕訳などがあった場合は指摘してもらえますので、信頼性が重要な会計業務では大きなメリットになります。

 

(2)デメリット

その反面、経理の自計化はコスト削減や業務効率化の面では大きなデメリットを及ぼします。
基本的に会計業務を自社で行いますので、別途経理担当が必要になるだけでなく、時間効率も低くなるのがネックと言えるでしょう。
特にコスト削減効果はほとんどなく、逆に自計化することによって膨れ上がってしまう可能性もあります。
もし、経理派遣で担当者を雇い更に自計化するとなると、大幅なコスト増に繋がってしまうでしょう。
担当者の能力によっても品質が左右されるため、属人性もあります。

 

また、自計化の結果としての会計データは必ず税理士にチェック・修正してもらいましょう。
弊社では自計化で100点満点の記帳を見たことがありません。
自計化できても数字に信頼性がなければ本末転倒です。

 

≪3.記帳代行も利点が多い≫

経理の自計化はメリットとデメリットが正反対と言っても過言ではありません。
記帳代行は悪質な代行業者もありますが、逆に税理士が在籍して帳簿の信頼性を高めている業者もあります。
そのため、自計化のメリットそのものが薄れてしまう場合も多いのです。
外注するとコスト削減できますので、自計化のようなデメリットはありません。

 

そう考えると、記帳代行のほうが利点は多いと考えられます。
つまり、帳簿の信頼性を高めたい場合は、信頼できる記帳代行業者へアウトソーシングすれば良いのです。
もし記帳代行の利点が多いと感じたら、ぜひ弊社の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

≪4.結局、記帳代行と自計化どっちにすればいいの?≫

自計化のメリット・デメリット、さらには記帳代行についてお話してきましたが、「結局どっちがいいの?」というご質問が出てきそうですね。
絶対的な正解は存在しない前提になりますが、個人的な価値観でご回答させていただきます。
現在、会社が置かれているステージが創業期(一般的に、事業を始めて3~4年)であれば自計化は避けて記帳代行サービスを利用しましょう。
創業期に一番大事なことは1にも2にも売上を上げることです。これ以外のことはやってはいけません。
記帳代行にかかる料金は語弊を恐れずにいえば知れています。
ゼロから簿記や税務の勉強をして自計化するよりも費用対効果が優れていることは明らかです。
この時期は売上を上げることに一点集中しましょう。

 

また、創業期を越えて成長期以降を迎えている会社は、「経理に対する社長の位置づけ・会社の課題の優先順位」によって決めましょう。
成長期以降を迎えている会社は、会社によって課題が異なってきます。
売上は一定額以上上げることができるようになったけれども、まだ売上が月によってバラバラで売上アップに集中しなければならない。
組織化する過程で人材の採用・教育に時間がかかっている。
会社によって課題も画一的ではなくなります。
そのため、成長期以降を迎えている会社は、社長にとって経理の優先順位が高いか否かで決定すればよいでしょう。
優先順位が高いのであれば、この時期から会社を組織化して経理を行っていくべきです。

 

ただ、最低限、毎月売上がある程度計画できなくては自計化する意味はないでしょう。
アウトソーシングし続けるべきです。
1つの判断基準となりますが、自計化(経理)導入のタイミングを計る参考にしてください。

 

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2018/05/04 東京・大阪の経理代行|記帳代行と自計化の違いとは?

記帳代行など経理の求人・人材は派遣より安くて高品質の東京・大阪経理代行へ!
こんにちは、代表で税理士の古殿哲士です。

今回は記帳代行と自計化の違いについてわかりやすく解説していきます。

経理代行・記帳代行は東京・大阪経理代行

 

≪1.近年広がりを見せる自計化≫

経理は非常に業務負担の大きな業務ですが、経理派遣や経理代行・記帳代行を利用する企業なども少なくはありません。
しかし、経理派遣などはコストも大きく、派遣社員を雇うと年数百万近い費用が発生します。
経理代行や記帳代行なら費用は抑えられますが、近年はこうした外注を使わず、自計化を選ぶケースも増加しています。

 

自計化、という言葉を初めて聞く方も多いのではないでしょうか。
経理業務を指す言葉に違いはありますが、記帳代行などとは違った面も沢山あります。

 

≪2.記帳代行と自計化が異なる点とは≫

経理の自計化と記帳代行が大きく違う点は、会計業務そのものを外注するか否かといった点です。

 

一般的に、記帳代行サービスは仕訳などの大まかな会計業務を外注しますが、銀行口座の通帳や領収書などを業者へ渡すことで記帳を依頼します。
依頼側が記帳を行う必要がなく、大半の業務を一任できるのが大きな特徴です。
確定申告に関しても税理士へ外注できるため、時間がない方にとっては魅力的なメリットとなるでしょう。
一般的に、会社設立したばかりで本業に時間も体力も集中投下しなければならない方、経理を雇用する経済的体力のない方、経理体制を整えるまでの過程で一時的にアウトソーシングする計画の方が中心にご利用されています。

 

一方、経理の自計化は少し異なり、仕訳などの会計業務全般は企業の経理担当や個人事業主自身が行います。
会社の経理や社長夫人が行っているケースも多いです。
記帳代行などは業者側が仕訳や記帳を行ってくれますが、自計化では自ら行う点が大きな違いと言えるでしょう。

 

では、どうして記帳ではなく自計化なのかという疑問が浮かぶかと思います。
経理の自計化では、仕訳を企業や個人事業主側が行う一方、その内容を税理士がチェックします。

 

つまり会計業務に関しては自ら行わなくてはいけませんが、内容の正確性を税理士がチェックする点が記帳代行との大きな違いです。
一般的に、会社が組織化されておりある程度の会社規模もあるため、結果的に記帳ボリュームもある。
このような規模感の会社は財務状況をタイムリーに把握する必要があるため、記帳などの経理をアウトソーシングするのではなく自計化しているケースが目立ちます。
大きな会社であればあるほど経理部などを組織としてつくり、自計化しているケースは多くなります。
 

通常の記帳代行サービスは、記帳などの業務を業者が行ってくれるものの、最終的にその内容を確認するのは企業や個人事業主です。
自計化はまさにその逆と言っても良く、内容を税理士が確認し、記帳自体は個人事業主などが行います。
記帳代行と経理の自計化は、正反対の性質を持っていると言っても良いでしょう。

 

≪3.経理代行・記帳代行が優れる≫

このような違いを持つことから、記帳代行と自計化を同時に導入する手段も考えられます。
しかし、現在は記帳代行サービスでも税理士が提供しているところが多く、自計化よりも正確性にすぐれる場合があります。
会社の成長ステージやアウトソーシングのメリット・デメリットを分析して上手に使い分けていけばいいのではないでしょうか。

 

経理をどのような方法で行うかはそれぞれですが、自ら経理を行うよりも外注したほうが便利なことが多いです。
何よりも時間節約メリットが大きいため、経理代行や記帳代行を使ったほうが良いでしょう。
自計化は知識も必要ですし、迷ったらまずは記帳代行で効率を追求しましょう。
特に、売上を絶対上げなければならない創業期は間違いなく記帳代行を依頼すべきです。
細かいことはアウトソーシングして、時間も体力も全て売上アップに一点集中してください。

 

≪4.記帳代行を嫌がる会計事務所・税理士事務所≫

記帳代行について税理士に依頼したが、記帳部分だけ断られてしまったというお話もよくお聞きします。
記帳については、簿記や消費税、一部、所得税・法人税の知識がなければ完璧に行うことはできません。
しかし、税理士自身が記帳することになると作業的な意味合いが強いこと、日々の数字の動きはタイムリーに会社自身が記帳することで理解できるという考え方のもと「あえてお断りする」税理士が多いのも実態です。

 

これは絶対的な正解があるわけではなく、税理士や会計士の考え方に基づくものです。
記帳をアウトソーシングしたいという方は記帳代行を行う税理士事務所・会計事務所に依頼すればよいだけです。
また、経理の退職などで記帳代行を税理士に依頼したが記帳代行を断られてしまった方は弊社のような経理代行・記帳代行会社にアウトソーシングすれば解決します。

 

記帳代行か自計化かという問題に絶対的な正解はありません。
会社のステージによっても変わる話であるため、会社の立ち位置を客観的に分析しながら税理士選びをしてもよいかもしれません。
弊社は税理士事務所が運営しており、記帳代行・給与計算・振込代行・請求書の発行送付など経理周りを全て網羅したサービスを行っております。

 

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