自計化とは、伝票の整理や帳簿記帳などの経営処理に必要となる経理事務を、自社で管理し運用していく取り組みのことです。
自計化と経理代行は異なるサービスです。経理派遣などのアウトソーシングとも違うメリットを持っていますが、その一方でデメリットも少なくありません。導入は慎重に考えたほうが良いでしょう。
1.自計化は経理派遣や記帳代行と異なる
経理の効率化を図るために経理派遣を雇ったり、経理代行を利用したりすることは珍しくありません。
しかし、経理を自計化することによって、仕訳や帳簿の信頼性を高めている企業などもあります。
自計化と経理代行は基本的に異なる考え・サービスであり、経理派遣などのアウトソーシングとも違うメリットを持っています。
しかし、その一方でデメリットも少なくありませんので、導入は慎重に考えたほうが良いでしょう。
2.経理を自計化するメリットとデメリット
経理を自計化するメリットは以下となります。
(1)メリット
経理を自計化することのメリットは、第一に帳簿や会計業務全般の信頼性を高められることにあります。経理代行や記帳代行サービスの中には、仕訳の質が低かったり、信頼性に問題がある業者も潜んでいます。プロに頼んでいるからこそサービス品質が高いのは当たり前ですが、選定する業者を誤ると数字の信頼性を損なうことがあるのも事実です。
念のため、外注先は経理業務の知識やサービス体制が整っているのか調べるべきでしょう。業者に問題がある場合、最悪自社の決算の信頼性に影響するだけでなく、社会的な信頼性にも波及するリスクがあります。
経理派遣に関しても同じで、スキルの低い担当者が会計業務を担うと、同様のことが起こるおそれがあります。
また、自計化によってタイムリーに会社の数字を把握することができる点もメリットでしょう。アウトソーシングすれば自計化に比べてタイムラグが生じます。
その点、自計化は日々会社のお金の動きを記帳していくため、タイムラグがありません。
日々のお金の動きが頻繁にあり、日々記帳して会社の成績を把握しておく必要がある場合、有効です。
自計化では自社で会計業務全般を行うものの、その信頼性や評価を外部の税理士が実施します。つまり、第三者の目で正確性・適格性をチェックできるため、会計業務の信頼性を高めることができます。
もし少しでも不備がある場合や、不適切な仕訳などがあった場合は指摘してもらえますので、信頼性が重要な会計業務では大きなメリットになります。
(2)デメリット
その反面、経理の自計化はコスト削減や業務効率化の面では大きなデメリットを及ぼします。基本的に会計業務を自社で行いますので、別途経理担当が必要になるだけでなく、時間効率も低くなるのがネックと言えるでしょう。
特にコスト削減効果はほとんどなく、逆に自計化することによって膨れ上がってしまう可能性もあります。もし、経理派遣で担当者を雇い更に自計化するとなると、大幅なコスト増に繋がってしまうでしょう。
担当者の能力によっても品質が左右されるため、属人性もあります。
また、自計化の結果としての会計データは必ず税理士にチェック・修正してもらいましょう。弊社では自計化で100点満点の記帳を見たことがありません。自計化できても数字に信頼性がなければ本末転倒です。
3.記帳代行も利点が多い
経理の自計化はメリットとデメリットが正反対と言っても過言ではありません。記帳代行は悪質な代行業者もありますが、逆に税理士が在籍して帳簿の信頼性を高めている業者もあります。そのため、自計化のメリットそのものが薄れてしまう場合も多いのです。
外注するとコスト削減できますので、自計化のようなデメリットはありません。
そう考えると、記帳代行のほうが利点は多いと考えられます。つまり、帳簿の信頼性を高めたい場合は、信頼できる記帳代行業者へアウトソーシングすれば良いのです。
4.結局、記帳代行と自計化どっちにすればいいの？
自計化のメリット・デメリット、さらには記帳代行についてお話してきましたが、「結局どっちがいいの？」というご質問が出てきそうですね。絶対的な正解は存在しない前提になりますが、個人的な価値観でご回答させていただきます。
現在、会社が置かれているステージが創業期（一般的に、事業を始めて３～４年）であれば自計化は避けて記帳代行サービスを利用しましょう。
創業期に一番大事なことは１にも２にも売上を上げることです。記帳代行にかかる料金は語弊を恐れずにいえば知れているため、ゼロから簿記や税務の勉強をして自計化するよりも費用対効果が優れていることは明らかです。
また、創業期を越えて成長期以降を迎えている会社は、「経理に対する社長の位置づけ・会社の課題の優先順位」によって決めましょう。
成長期以降を迎えている会社は、会社によって課題が異なってきます。
売上は一定額以上上げることができるようになったけれども、まだ売上が月によってバラバラで売上アップに集中しなければならない。
組織化する過程で人材の採用・教育に時間がかかっている。
会社によって課題も画一的ではなくなります。そのため、成長期以降を迎えている会社は、社長にとって経理の優先順位が高いか否かで決定すればよいでしょう。優先順位が高いのであれば、この時期から会社を組織化して経理を行っていくべきです。
ただ、最低限、毎月売上がある程度計画できなくては自計化する意味はないでしょう。アウトソーシングし続けるべきです。
