手書きの帳簿はその名の通り、帳簿をパソコンではなく手書きでノートなどにつけることです。賛否両論ありますがいまだに多くの企業・個人事業主の方に取り入れられている方法です。
今回は、現金出納帳などの帳簿を手書きでつけるメリットやデメリット、手書きで帳簿をつけるおすすめの方法などについて解説していきます。
1.帳簿の種類
取引の内容を記録する「帳簿」には、「主要簿」と「補助簿」の2種類があります。
「主要簿」は、どのような会社や個人事業主も必ず必要になるもので、取引があるたびに必ず記入します。
この主要簿を元にして試算表、貸借対照表や損益計算書を作成します。
主要簿には、全ての取引を日付順に記入した「仕訳帳」、それを元に作られて勘定項目ごとに記録した「総勘定元帳」があります。
「補助簿」とはその名の通り主要簿を補助する帳簿で、必要な時のみ記入します。いくつか種類がありますが、会社によって必要になるものは異なります。
2.帳簿を手書きでつけるメリット
帳簿をパソコンではなく、手書きでノートなどにつけるメリットについて解説していきます。
(1)経営の実態に実感を持てる
手書きで現金出納帳などの帳簿をつけることのメリットは、実際に手を動かすことで経営の状態に実感を持てるということです。パソコンなどで会計ソフトを使うと手間や時間の節約にはなりますが、途中の転記などが自動化され何度も自分で数字を書き写すということがなくなり、経営に対する実感が薄れがちになります。
そのため、中小企業などの熱意ある経営者の中には、帳簿だけは経営者自らがノートなどに手書きして作っているという人も少なくありません。
経営実態に実感を持ち続け、常に業績アップのチャンスを掴んでいきたいという経営者・個人事業主には、手間をかけてもノートなどに手書きで帳簿をつけるのがおすすめです。
(2)実際に手に取って見られる
ノートに手書きした帳簿のパソコン作成の帳簿にはない利点は、実際にノートを手にとってすぐに見られるということです。帳簿はパソコンで記入・保存しても全く問題はありませんが、データ化された帳簿は後から見返す際に見づらいという人もいます。
また、高齢の社員や経営者などはパソコンでデータ化された帳簿に抵抗があるという人も多く、いまだに多くの企業でノートなどに手書きされた帳簿が採用されています。
取引先や社員などにすぐ見える形で帳簿の内容を示したい時には、ノートに手書きした帳簿がおすすめです。
(3)無駄遣いがその場でわかり、節約できる
小規模な企業や個人事業主は、補助簿に分類される現金出納帳を作っていない場合もあります。現金出納帳をつけておらず、現金が足りなくなり次第、経営者が個人的にお金を補填しているということも少なくありません。
そういった企業であれば、現金出納帳を手書きでノートにつけると現金の出入りがクリアになります。
手書きの現金出納帳をつけることがきっかけで毎日残高を意識して過ごすことになり、無駄遣いに敏感になります。無駄遣いが減って月々の利益もアップするため、細かい現金の動きを把握したい場合は手書きで現金出納帳をつけるのがおすすめです。
(4)簿記や申告手続きに詳しくなる
帳簿を日常的にノートに手書きすることで、簿記や申告手続きに関する知識が増えるというメリットもあります。
帳簿の手書きを始めた当初は書き方もわからず見本を見ながらどうにかこなしていたという人も、毎日やっていくうちに徐々に用語の意味や書き方のコツを掴んでいきます。
パソコンで自動化された会計ソフトを使ったり、外部に業務委託していたりしては、簿記や申告手続きについての知識をつけることはできません。
3.帳簿を手書きでつけるデメリット
ここからは、帳簿をパソコンではなく、ノートに手書きでつけるデメリットについて解説していきます。
(1)書き方を覚える必要がある
ノートに手書きで帳簿をつけるには、当然ですが帳簿の書き方を覚える必要があります。簿記のテキストやウェブサイトでも帳簿の書き方や見本は確認することができるので、まずは検索してみるのがおすすめです。
書き方を覚えるのは大変ですが、一度習得してしまえば長く使えるスキルとなります。
ノートなどに手書きをすることで、パソコンで打ち込むより覚えが早くなるというメリットもあるため、スキルを身に付けたい事務員の方などは見本を参考に手書きの帳簿の書き方を覚えてみるのがおすすめです。
(2)実際に手を動かす手間がある
パソコンでの記入や会計ソフトへの入力に比べ、ノートなどに手書きで帳簿を書くのには確実に手間がかかります。転記の際には同じ取引の数字を何度も書く必要がありますし、パソコンが主流になった最近ではペンで字を書くこと自体が苦痛という人も多いです。
手間がかかるということは、ノートに手書きで帳簿を作ることの最大のデメリットと言えるでしょう。
(3)書き間違いや字の乱れが起こりやすい
先に解説した通り、仕訳帳や現金出納帳から総勘定元帳を作成する「転記」の作業では、同じ取引の数字を何度も繰り返して書く必要があります。
これらの数字が一つでも食い違ってしまうと帳簿としての意味を失ってしまうので、手書きで帳簿をつける時には細心の注意が必要となります。
また、手書きの帳簿は、パソコンの印字とは違い字の癖や疲れなどで文字の乱れが出やすいです。
見返す時の手軽さは手書きのノートの方が上ですが、読みやすさに関してはパソコン入力されたものの方が見やすいという場合もあります。
(4)ミスや天災で失われる可能性がある
データではなくノートなどの紙で作成された帳簿は、人為的なミスや大雨・震災・火災などの天災で失われてしまう可能性があります。
パソコンで作成したデータであれば、作成したパソコンや保存したUSB自体が壊れてしまっても、保存先を複数にしておいたり、過去のデータから復元できたりすることもあります。
4.帳簿を手書きで書く方法
帳簿をノートなどに手書きでつけていく場合の書き方について解説していきます。
(1)仕訳帳の書き方
仕訳帳は、主要簿に分類され、どの企業でも必ず必要になるものです。
仕訳帳の書き方は、現金・非現金問わず、発生した取引を全て日付順に記入していきます。必要になる項目は、「日付」「借方勘定科目」「借方金額」「貸方勘定科目」「貸方金額」「摘要」です。
「借方金額」と「貸方金額」は必ず同じ金額になるように記入します。
この項目さえ揃っていれば決まったフォーマットはありませんが、テキストやネット上にある見本を参考にすると作りやすいのでおすすめです。
(2)総勘定元帳の書き方
総勘定元帳は仕訳帳の内容を整理し、現金は現金・売り上げは売り上げなど、項目ごとに記入する書き方です。
特定の勘定項目について、最終的な残高を把握するのが目標です。仕訳帳から転記するときに数字を間違ってしまうと、残高が合わなくなり帳簿としての意味を無くしてしまいます。仕訳帳をしっかり見本として確認しながら、間違いのないよう記入しましょう。
総勘定元帳にも見本となる決まった書き方はありませんが、テキストやネットに載っているフォーマットを見本にするのがおすすめです。
(3)現金出納帳の書き方
補助簿に分類される現金出納帳は、毎日の現金の動きと残高を記録するもので、ほとんどの会社で必要となります。
現金出納帳書き方は現金取引を発生順に記録していくというシンプルなもので、動いた現金の額と残高、摘要を記録します。
これらの項目がわかれば現金出納帳のフォーマットに決まりはありませんが、簿記のテキストや経理関係のウェブサイトに現金出納帳の例が掲載されているので、それらを見本にするのがおすすめです。
5.帳簿を手書きでつける際の注意点
帳簿をノートなどに手書きでつける際の注意点について、解説していきます。
(1)書き間違いに気をつける
手書きの帳簿で最も多いミスは、数字の書き間違いです。一つでも数字を書き間違えてしまうと、帳簿としての意味がなくなるばかりではなく、使途不明金として処理する金額が増えてしまってトラブルの原因になります。
せっかく丁寧に手書きで作った帳簿も、数字を間違えれば全て無意味になってしまうので、常に見本や原本を確認しながら間違いのない記帳をしましょう。
(2)見返すことを考えて書く
帳簿は、書き終わって終わりではなく、以後何年も保管し見返すことのある書類です。決算書類などもこの帳簿を見本にして作成するので、必ずあとで見返すことを念頭に置いて作成しましょう。
文字が汚く読み間違う可能性のある字で書いてあると、後々トラブルの原因になります。手書きで帳簿を書く場合は、誰が見ても明確に読める丁寧な字を心がけましょう。
(3)必ず見本を参考にする
帳簿は、必要項目さえ満たしていれば決まった書き方はないとはいえ、基本的に自己流では書くのが難しいものです。今は簿記関係の本やウェブサイトにたくさん見本やダウンロード可能なフォーマットが公開されているので、それらを見本にして作成するのがおすすめです。
また、企業などで前任者が作成した帳簿がある場合には、それを見本にして同じフォーマットで作成しましょう。
6.手書きが苦手な方はパソコンを使う
手書きが苦手な方は、パソコンを使って帳簿を作成してももちろん問題ありません。
ここからは、パソコンなどを用いる場合の具体的なおすすめの書き方について解説していきます。
(1)手書きと同じ内容をパソコン入力する
字が汚くて読みにくい、手書きだとどうしても手が疲れてしまうという方は、上でご紹介した帳簿の書き方をそのままパソコン入力しても問題ありません。
必要な項目や書き方は同じなので、手書きより素早く綺麗に帳簿を記入することができます。
きちんと数字を把握しながら、綺麗な仕上がりの帳簿を作りたいという方におすすめです。
(2)一部のみ会計ソフトを利用する
仕訳帳や現金出納帳などの毎日のお金の動きを把握する帳簿のみ手書きでつけ、あとは会計ソフトを利用するという方法です。
何度も同じ記載をしなければならない転記の手間を省くことができ、かつ経営の実態はしっかり把握することができます。
どこから会計ソフトを頼るかは個人の線引きによりますが、手書きにこだわりすぎず上手に会計ソフトを利用していくことも時間の有効活用のためには必要なことです。
帳簿付けにかかる手間と時間を減らしたいという方におすすめです。
(3)会計ソフトを利用する
会計ソフトを利用すると、必要なのは入力作業のみとなり帳簿にかかる時間を大幅に削減できます。
経営者や個人事業主は、会計以外の本業に時間を割く方が業績アップに繋がる場合もあります。
現在手書きで帳簿をつけていて、事務作業に時間が取られすぎているという方におすすめの方法です。
7.まとめ
この記事では、帳簿を手書きでつけるメリット・デメリットをお伝えしました。
手書きの帳簿は、実際に手を動かすことで経営の状態に実感を持てるメリットがありますが、その反面ノートなどの紙で作成された帳簿は、人為的なミスや天災などで失われてしまう可能性があるため注意が必要です。
また、手書きの帳簿で最も多いミスは、数字の書き間違いです。苦手な方はパソコンを使うなどの方法もおすすめです。
