自計化とは、経理業務を全て会計事務所や委託業者に外注するのではなく、自社のパソコンと会計ソフトを利用していく運用方針のことです。
自計化には、記帳代行サービスの利用料や会計事務所の顧問料を節約できるほか、自社の経営状況をリアルタイムで把握できるというメリットもあります。ある程度の会社規模になってくると、経理を内製化して、記帳についても自計化していくのが一般的です。
目次
1.自計化を行う上での重要なポイントは？
自計化は、ただ単に会計事務所の顧問料や記帳代行の委託費用を浮かせるためだけに行うのでは意味がありません。
より効率よく自計化を行うためのポイントについて、以下の項目で解説していきます。
(1)自計化で運用していくだけの余裕がある
会社を起業して間もない頃は、資金が心もとなく、会計事務所への顧問料や記帳代行の利用料の支払いが苦しいという場合も多いのではないでしょうか。顧問料を少しでも節約するため、記帳代行を利用せず最初から自計化で運用したい経営者も多いかと思いますが、逆に資金にある程度の余裕がないと自計化は難しいのです。
自計化を行うためには、経理担当者を雇用したり、経営者自身が時間を割いて経理業務を行ったりする必要があります。
そのため、起業したてで経営状況がまだ上向きでないという場合には、会計事務所の顧問料の節約を考えるよりも、まず記帳代行から委託して本業に専念し、資金に余裕を作るのがおすすめです。
その後、経理担当者を雇用して会計ソフトやクラウド型記帳代行サービスを導入し、自計化を進めていきましょう。
クラウド型記帳代行サービスなら、顧問料・入力の作業量ともに少なく済み、創業間もない企業でも無理なく導入できる場合もあります。
(2)自社の経理担当者の負担を軽減する
自計化を行うと、記帳代行を外部に丸投げしていた時に比べて顧問料が節約できる反面、当然自社の経理担当者の作業量や負担が増えてしまいます。
会計ソフトに数字を打ち込むのは一見単純作業に思えますが、ソフトによって算出されるデータ、試算表、決算書などの読み方を習得するのは大変なことです。
会計ソフト導入時には、必ず経理担当者に対して十分な研修や自計化導入支援を行うようにしましょう。
また、もし顧問料を支払っている税理士がいるのであれば、ソフトの使い方やソフトが算出するデータの読み方を教えてもらうようにすれば、経理担当者の業務に対する理解が深まり、より作業効率を上げることができるでしょう。
なお、クラウド型の会計ソフトを利用して、自社と会計事務所で入力作業を分担することでも、経理担当者の負担を減らすことができます。
自計化を行う時には、必ず経営者と経理担当者で意思疎通を図り、経営も作業量も無理のない形でソフトやサービスを導入するようにしましょう。
(3)会計事務所からのより高度な提案を受け入れられる体制を作る
会計ソフトやクラウド型サービスを使った自計化により、社内で経営状況がリアルタイムに把握できるようになります。それによって、会計事務所から資金繰りや節税対策についてより高度なアドバイスを受けられるようになるのが大きなメリットです。
しかし、それを実行できる体制が社内に出来上がっていないと、せっかくの顧問料が無駄になってしまいます。
基本的に、自計化は経営の維持のみではなく、更なる成長を見越して導入するものです。
自計化を行うときは、ソフトやクラウド型サービスに頼った作業量の軽減だけではなく、企業の成長や事業拡大を視野に入れるようにしましょう。
2.自計化の必要性とは？
そもそも、会計ソフトやクラウド型サービスを利用した自計化を行う必要性があるのは、どのような場合なのでしょうか。
こちらの項目では、自計化のメリット・デメリットから見た自計化の必要性について解説していきます。
(1)自社の経営を即時に把握できる
自計化の最も大きなメリットは、会計ソフトやクラウド型サービスの利用で即時に自社の経営状況を把握することができる点です。
入力ミスや細かな損失もその場ですぐに分かるため、使途不明金や無駄遣いを最小限に食い止めることができます。
また、記帳代行を利用すると、多くの場合、今月の経営データを把握できるのは2〜3ヶ月先となります。直近の経営状況がわからないと、銀行の融資を受けることが難しくなるほか、まとまった仕入、投資など思い切った資金繰りにも踏み切れません。
自計化を行うと前月の試算表が次月には監査できるため、スピーディーでより利益の大きな経営が可能になります。会社が成長してきて一定以上の規模になれば、毎月の業績をリアルタイムで知ることに価値が出てきます。その過程で経理体制も整えていく必要があり、ここは会社のステージに応じて整備していくべき話になってきます。
まずは、売上の確保に一点集中して、余計なことをやろうとしない。記帳代行も外部の税理士や経理代行業者を活用します。このステージが終われば次のステージに行く。ここで、自計化を含めた経理体制の整備をしていきます。
(2)顧問料を節約できる
経理資料を会計事務所に丸投げして記帳代行から委託すると、毎月の顧問料が嵩んでしまいます。
経営が軌道に乗り、ある程度業績を確保できるようになれば、自計化して自社で経理業務をこなす方が経費の節約となります。ある程度の余裕がある上で月々の経費を節約したい企業には、自計化は最も効率のいい手段です。
また、自計化を行う中で自社に経理のノウハウが蓄積され、顧問税理士とより高度な話し合いができるようになります。
資金繰りや節税対策を利用した経営利益の向上にも、自計化は不可欠です。
そのため会社の立ち上げや経営の維持という段階を超え、更なる成長や事業拡大を考える段階で自計化が必要となっていきます。
ただし、後にも解説しますが、会計ソフトやクラウド型サービスの導入、経理担当者の雇用など、自計化にあたっても初期投資が必要となることは把握しておきましょう。この初期投資も会社の成長ステージで必要不可欠なものです。
(3)作業量が大幅に増える
自計化を行うデメリットは、記帳代行を利用していた頃と比べて、ソフトやクラウド型サービスに情報を入力するなどの作業量が大幅に増えるということです。簿記知識のない経営者一人で本業も行いながら自計化を行うのは、かなり難しいと言えるでしょう。
実質的な作業をこなしていくのが難しい段階では、自計化よりも丸投げでOKな記帳代行サービスを利用する方が効率良く業務ができます。投資する金額も記帳代行のほうが結果的に安くなるケースが多いです。
ただし、現在では「半計化」と言って、クラウド型会計ソフトを利用して勘定科目や仕訳など複雑な入力を会計事務所と分担して行うサービスも登場しています。自計化を行いたいが作業量は増やしすぎたくないという場合は、クラウド型のサービスを利用して「半計化」を行うのもおすすめです。
半計化で運用する中で自計化に十分な簿記の知識が身につく場合もあるため、小規模な企業や個人事業者は半計化から自計化へと段階を踏んで導入するのも方法の一つでしょう。
(4)設備投資の金額が顧問料より嵩む場合もある
自計化を行うにあたって会計事務所が持つような会計専用PCを導入するとなると、かなり高額な設備投資が必要です。ダウンロード型やクラウド型の会計ソフトであればそこまで高額ではありませんが、それでも自計化には設備投資が不可欠です。
また、自計化にあたって簿記知識のある経理担当者を雇用する場合、その人件費も必要となります。自計化に成功すれば、顧問料の節約額や業績の向上による利益が設備投資の額を上回るのは確実です。しかし、自計化には一時的な出費が必要となることは把握しておきましょう。
逆にその出費が痛手になるような経営状況の場合には、顧問料の節約を考えるより、丸投げの記帳代行サービスを利用して本業の業績を上げていくのが先決となります。
記帳代行か自計化どっちを選択すべきかは、弊社でもよくご質問いただく内容になります。
これについては、会社の置かれた状況・環境によって答えは異なりますので、答えは一通りではありません。しかし、一般的には、会社のステージ・会社規模によって判断すべきであると考えます。数字の持つ意味がステージによって変わってくるからです。
