煩雑な経理業務を一手に引き受けてくれる記帳代行サービスをご存知でしょうか？
記帳や起票などの経理業務は、必要な業務とはいえ個人事業主や小規模企業を経営されている方にとっては時には負担となってしまいます。
目次
1.本業に専念できる記帳代行とは？
記帳代行とは、領収書や請求書の計算などの経理業務を外注し代行してもらうサービスのことです。
基本的には、期間ごとに発生した会計関係の書類を外注先の税理士や会計事務所に預け、その計算結果を受け取ります。
専門知識が必要な記帳作業は、個人事業主や小規模な会社といった税理士などの経理の専門家がいない企業にとっては大変な負担となります。
記帳代行サービスを利用することで、個人事業主は本業に専念することができ、業績アップが見込めるのです。
2.記帳代行サービスの種類
ここでは、記帳代行サービスの種類について解説していきます。
(1)台帳の作成
台帳とは、請求書や領収書をもとに金銭の出入りをまとめたもののことを言います。
記帳代行サービスでは、税理士や会計事務所が台帳の作成から行ってくれる場合と、自社で台帳作りまで行なう場合があります。
どこまで記帳代行のサービス内容に含まれるのかは税理士・会計事務所によって異なるため、契約前に確認しておきましょう。
(2)伝票・仕訳帳・現金出納帳・預金出納帳等の作成
これらは、記帳代行サービスのメイン作業となります。
伝票の作成は、厳密には「記帳」ではなく「起票」に分類される作業ですが、記帳代行サービスの一部として行なっている税理士や会計事務所は多いです。
伝票の仕訳には簿記の専門知識が不可欠なため、簿記の知識がない個人事業主や経営者自ら記帳を行なっている場合は、この作業をプロに依頼するだけでもかなり負担が減ります。
(3)総勘定元帳・合計残高試算表の作成
総勘定元帳や合計残高試算表とは、上記の仕訳帳や現金・預金出納帳をまとめたもので、決算書の作成に必要になる重要な書類です。
これらの作業も、記帳代行サービスに含まれている場合が多くなっています。
(4)貸借対照表・損益計算書の作成
貸借対照表はその企業が持つ資産と負債をまとめた報告書、損益計算書は一定期間の経営成績をまとめた決算書です。
個人事業主は、貸借対照表を作成することで確定申告の際に青色申告の65万円の特別控除を受けることができます。
これらの作業は、記帳代行サービスではなく税務代行業務に含まれていることが多いです。
繰り返しになりますが、どこからどこまでを「記帳代行サービス」とするのかは、各税理士や会計事務所、選択するコースなどによっても異なります。サービス利用前に必ず確認しておくようにしましょう。
3.記帳代行サービスの特徴
ここでは、税理士や会計事務所による記帳代行とはどんな特徴があるサービスなのかについて解説していきます。
(1)本業に専念できる
毎日発生する会計の記帳は、意外に手間や時間を取られるものです。特に簿記の知識がない個人事業主の場合、単調な会計ソフトの入力でさえ頭が痛くなるという方も多いでしょう。
さらに、記帳は売り上げに繋がる作業ではないので、個人事業主の方にとっては貴重な時間を割くことになってしまいます。
記帳代行サービスを税理士や会計事務所に外注することで、手間が減らせるだけではなく本業に専念できる時間が増えて業績アップにも繋がります。
(2)経費を削減できる
自社で経理担当者を雇ったり顧問税理士を付けたりすると、経費が嵩んでしまいます。記帳代行サービスなら、これらの人件費がなくなり税理士や会計事務所に月額を支払うだけになるため、大幅な経費削減が可能です。
また、記帳代行を通じてプロが経営状況をチェックすることで、節税や業績アップにも繋がります。
(3)依頼先の変更も可能
記帳代行サービスは、基本的に1ヶ月ごとの短期契約です。そのため一度依頼した税理士や会計事務所でも、対応や納期に不満があればすぐに契約先を変更することができます。
長期契約が必須ではないので、これまで記帳代行を利用したことがない経営者や個人事業主の方も比較的気軽に試しやすいきるサービスです。
4.知っておきたい記帳代行サービスのメリット・デメリット
税理士や会計事務所による記帳代行について、どんなメリット・デメリットがあるサービスなのかについて解説していきます。
(1)メリット
記帳を行うにあたっては、簿記の知識が必須です。多くの企業では経理担当者が記帳を行いますが、小規模な企業や個人事業主の場合、社内に簿記の知識を有する人がいないこともあると思います。
そういった場合、税理士や会計事務所など、経理のプロによる記帳代行サービスを利用することで、経理作業にかかる手間や人件費を削減できるというメリットがあります。
(2)デメリット
記帳代行サービスを利用するデメリットは、自社にノウハウが蓄積されないということです。
記帳代行サービスを会計事務所に外注すると、自社内に経理部門を作らないまま経営を続けていくことになるため、いざ社内経理を行おうとした時に社内に引き継ぎをできる人がいないということになります。
また、記帳代行サービスに必要な領収書や請求書は、経営状況が如実にわかってしまう重要な機密書類です。そういったデータを外部に渡すことになるので、万一のデータ流出や悪用の可能性がゼロとは言えないのがデメリットといえます。
また、記帳代行サービスは当然ながら料金がかかるので、個人事業主や経営者が自ら簿記の知識をつけて経理作業を行うよりも経費は嵩むことになります。
5.記帳代行と自計化の違いとは？
自計化とは、会計ソフトを使って自分で記帳作業を行うことです。会計ソフトや会計用コンピュータは、以前は高額で個人事業主の方が入手するのは難しいものでした。
しかし、近年は技術の進化により、手頃な価格で導入できるものも増えています。
自計化のメリットは、いつでも会社の財務状況を把握することができ、長期的に会計事務所に記帳代行をしてもらうよりも購入費用が安くつく場合が多いということです。
ただし、初期費用や人力でソフトに入力する手間、多少の簿記の知識は記帳代行よりも必要となります。
6.記帳代行と経理代行の違いとは？
経理代行とは、記帳代行を含め、給与計算や経費の精算、決算など総合的な経理業務を代行するサービスのことです。
業務量が増える分月額は記帳代行より高くなりますが、記帳・給与計算・決算などを別々に外注するよりは安い場合が多いです。
一切の経理業務の手間をなくしたい、プロによる完璧な経理業務をお願いしたいという場合には、記帳代行を含めた経理代行サービスを利用するのもおすすめです。
7.税制改正に伴う「記帳義務化」とは？
平成26年1月以降、企業・個人事業主のどちらも決算申告・確定申告のための帳簿付けが義務付けられるようになりました。これを「記帳義務化」といいます。
それまでは、記帳が義務付けられていたのは所得の多い個人事業主に多い青色申告者のみでした。しかしこの記帳義務化により、白色申告者の個人事業主も複雑な帳簿付けが必須になってしまったのです。
白色申告者の個人事業主には記帳の知識がない人も多いですが、記帳をしないと申告ができず、最悪の場合は申告期限が過ぎてしまってペナルティの対象となります。
税理士や会計事務所など、プロが経理作業を代行してくれる記帳代行サービスは、こういった白色申告者の個人事業主にも便利なサービスなのです。
