給与計算は、従業員を雇っている限り会社規模の大小を問わず必ず発生する業務です。しかし、立ち上げたばかりの小さな会社では、限りある人材を他の業務に集中させたかったり、自社で事務要員を雇っている余裕がなかったりというケースも多いのではないでしょうか？
そんな時に便利なのが、新規に事務や経理要員を雇うより安い給与計算の代行サービスです。
目次
1.給与計算の代行（アウトソーシング）サービスとは
給与計算の代行（アウトソーシング）サービスとは、その名の通り給与計算を外部委託できるサービスです。
給与計算とは、具体的には基本給に企業ごとに定められた諸手当、交通費などを加算し、税金や保険料など控除額を差し引いて支給金額を計算することです。簡単なように見えますが、実は複雑な計算が必要となり、意外に時間を取られる業務でもあります。
さらに、給与計算はかなり細かな知識が必要になるケースもあり、かつ、絶対に間違えることができないという特徴があるため、外注するメリットが高い業務であるとも言えます。
そんな給与計算だからこそ外部サービスに委託することで、より効率的に本来の業務に打ち込むことができます。
給与計算の代行（アウトソーシング）サービスはメリットが多いですが、デメリットも存在します。
2.給与計算の代行（アウトソーシング）を利用するメリット
給与計算の代行（アウトソーシング）サービスを利用するメリットについてご紹介していきます。
(1)限られた人員の手を煩わせずに済む
規模の小さな会社では、事務や経理部門を設けず社員や経営者が給与計算を担当しているというケースがよくあります。本来の業務の傍らで給与計算もしなければならないため、繁忙期など時期によっては大きな負担になっていることも多いのではないでしょうか？
かつ、給与計算の性質上、間違えることもできません。仮に、間違えてしまった場合の労使間トラブルを想像した場合、外注することでリスクヘッジにもなります。
給与計算代行サービスを利用すれば、社員も経営者も本来の業務に集中することができ、業務効率を上げることができます。
(2)事務・経理要員を雇うより安い
給与計算のために事務や経理要員の社員を雇うと、1人あたり月15〜20万円ほどの給与が発生します。
給与計算代行サービスの費用相場については後の項目で詳しく解説しますが、例えば、月額3万円で給与計算代行サービスを利用した場合、給与計算のコストを1/5〜1/7程度に抑えることができます。人を雇うより安いため大幅なコストカットが可能になることも、給与計算代行サービスを利用する大きなメリットといえるでしょう。
(3)税制の改定にもすぐ対応できる
税制や保険制度に関する法令は、毎年のように頻繁に改定されます。しかし、社内の担当者がこれらの法令の変更にタイムリーに対応するのは、専門家でない限り難しいことです。
給与計算代行サービスでは、給与計算を専門とするプロが業務を代行します。複雑な変更もすぐに反映しミスや対応遅れを防ぐことができるため、会社の社会的な信用を保つことができます。
(4)時期的な人員確保がスムーズにできる
給与計算は、ボーナスや年末調整の時期など時期によって業務量の増減が大きい業務です。変動する業務量に合わせて社内で人員を確保するのは難しいですよね。
給与計算代行サービスを利用すれば、増えた業務の人員確保を自社で行わなくて済むため、経理だけではなく人事の負担も減らすことができます。普段の給与計算は社内の人員や給与計算ソフトに任せ、年末やボーナス時期の業務のみ給与計算代行サービスに委託するといった部分的な使い方もおすすめです。
3.給与計算の代行（アウトソーシング）のデメリット
それでは、給与計算の代行（アウトソーシング）サービスを利用するデメリットにはどんなものがあるのでしょうか？下の項目で給与計算の代行を利用するデメリットを解説していきます。
(1)全ての業務を委託するのは難しい
1つ目のデメリットは、給与計算の代行（アウトソーシング）サービスに全ての給与計算業務を委託するのは難しいということです。
社員情報の更新や勤怠管理などは自社内でないと対応しにくいため、業務の一部は引き続き社内でこなすことになります。
また、これまで社内で行なっていた業務を外部の代行サービスに委託することになると、社内での締め切りが早まって一時的に業務量が増えるというデメリットも考えられます。
社員の人数によっては、給与の締め支払日を変更していただくケースもあります。
(2)自社にノウハウが蓄積されない
また、給与計算業務を代行サービスに委託すると、社内にノウハウが培われないというデメリットもあります。
委託していた会社がサービスを終了した場合などは、社内にノウハウがなく担当者もいなくなるため、一時的に給与計算ができなくなるリスクもあるデメリットとして念頭に置いておきましょう。
4.給与計算代行サービスを選ぶ時のポイント
給与計算代行サービスを選ぶときのポイントについて解説していきます。
(1)専門性が高いか
給与計算は、正確性と専門性が大切です。
給与計算代行サービスを選ぶときには、どの程度専門的な知識を持っている会社か、またどの程度の規模の会社の給与計算を代行した実績があるのかをしっかりチェックしておきましょう。
(2)情報管理がしっかりしているか
給与計算を委託するときには、社員の個人情報や勤怠情報を受け渡す必要があります。必要なデータは社員のプライバシーに関わることもあるため、しっかりとした情報管理が必要です。
(3)料金が安いか
料金が安いということも、最終的に給与計算代行サービスを選ぶときのポイントになります。上記のポイントを抑えた上で料金相場を理解し、会社ごとの料金表と見比べて「安い」と納得できるサービスを選びましょう。
ただし、会社の規模や委託内容によっては、料金表とは違った費用がかかる場合もあります。検討時にはHPなどに記載されている料金表だけではなく、具体的な見積も依頼してから選ぶようにしましょう。
5.給与計算の代行・アウトソーシングの費用相場
給与計算代行サービスの相場費用はどのくらいなのでしょうか？項目ごとに、相場料金を解説していきます。
(1)給与計算代行のみの費用相場
給与計算の代行のみをアウトソーシングする場合、社員50名規模の会社で5〜8万円ほどが相場の料金です。
給与計算は比較的単調なルーティン作業が多いため、代行会社側も人員を割かずに済み数万円程度の安い費用で委託できます。
社員の人数によって料金相場も変わりますし、給与代行のみや給与と賞与計算代行は料金表で最も安い金額となっていることが多いため、詳しい料金は各代行サービスの料金表をチェックしてみましょう。
(2)年末調整・住民税更新代行の費用相場
時期により業務量が増える年末調整・住民税更新と給与計算を給与計算代行サービスに委託する場合は、50名規模の会社で月額10〜15万円ほどが相場の料金となります。
こちらも会社の規模により料金が変わってきますので、各会社・サービスの料金表をチェックしましょう。
(3)社会保険・勤怠管理代行の費用相場
給与計算・年末調整や住民税更新に、社会保険や勤怠管理代行のオプションを加えたパターンでは、月額20〜30万円が相場の料金となります。
給与計算代行サービスの料金表をみると、基本的な給与計算の料金にオプションとして他の控除額計算を加えていくというスタイルがほとんどです。そのため、オプションを増やすほど社内の仕事は楽になりますが、その分料金が高くなるというデメリットがあります。
料金表と照らし合わせながら必要なオプションとそうでないオプションを使い分け、なるべく安い料金で効率的にアウトソーシングできるようにしましょう。
6.給与計算の代行及びアウトソーシングと相性の良い会社の特徴
給与計算の代行及びアウトソーシングと相性のいい会社は、以下の通りです。
(1)給与計算要員が居ない企業
事務や経理など、給与計算のための専門知識がある人員が居ないという会社には、給与計算のアウトソーシングはおすすめです。
月額数万円で専門家に業務を委託できるため、新たに人員を雇って教育するよりもコストが安いですし、正確な給与計算を行えるようになります。
ただし、給与計算のノウハウが社内に全く蓄積されないと、サービス中止などの場合に給与計算ができなくなるおそれがあるというデメリットも把握しておきましょう。
(2)人件費を削減したい企業
人件費をトータルで削減したいという会社にも、給与計算のアウトソーシングがおすすめです。
単調なルーティン作業の多い給与計算を外部委託することで、限られた人件費をより効率の良い人材に充てることができ、会社全体の利益効率もアップします。
ただし、外部サービスに頼るあまりオプションを付けすぎると、結果的に人件費よりも外注費が高くなってしまうというデメリットもあります。料金表からオプション料金を把握して、必要なものとそうでないものを使い分けましょう。
(3)社員数が多く計算が煩雑な企業
小規模企業だけではなく、社員数が多く煩雑な計算が必要な会社も、給与計算のアウトソーシングがおすすめです。煩雑な計算が必要な会社の過去の給与明細を拝見すると、間違った給与計算をされている会社さんもいらっしゃいます。「給与計算＝間違ってはいけないもの」であるため、間違える可能性があるのであれば、必ず外注すべきでしょう。
給与計算代行サービスの料金表をみると、社員数が多ければ多いほど1人あたりのコストは安く、デメリットが少ないことがほとんどです。膨大な業務量に対して安い金額で給与計算業務を委託できるので、社員数の多い大規模な企業にも給与計算のアウトソーシングがおすすめです。
