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2019/10/24 給与計算の基礎【計算方法から算定基礎届の書き方まで】

給与計算はどんな会社にも発生する基本的な業務です。

しかし、一人一人適用される控除や手当が異なるので、実際の業務内容はかなり複雑。給与計算を任されても、事務職に就いて日が浅い方はわからないことだらけで困ってしまうことも多いでしょう。

 

そこで今回は、給与計算の基礎の基礎について、わかりやすく解説していきます。

 

1.≪給与計算の基礎≫

まずは、給与計算の基礎から学んでいきましょう。

ただし、給与計算の細かな方法は会社によって異なるため、ここでご紹介するのはあくまで一般的な計算方法となります。

 

(1)給与計算の基本式

給与計算のもっとも基本となる式は、以下の通り。

 

・総支給額-控除額=差引支給額

 

「総支給額」とは、基本給に残業代などの時間外手当や、各種手当が加算された給与の総額。時間外手当の割増率は法令で定められていますが、各種手当については会社ごとに規則が異なります。

 

「控除額」とは、税金や保険料など会社が給与から天引きする金額のことです。

一般的なサラリーマンの給与にかかる税金・保険料は以下のものがあります。

 

・所得税

・住民税

・雇用保険料

・健康保険料

・厚生年金保険料

 

また、税金・保険料以外にも、社宅の家賃など会社が天引きしているものがあればそれも控除額に含まれます。

 

なお、「差引支給額」とはいわゆる「手取り」のことです。総支給額から支払うべき税金や保険料が引かれて、実際に従業員の手元に入る金額となります。

 

(2)総支給額の計算方法

それでは、具体的に総支給額の給与計算方法を見ていきましょう。

 

  • 基本は「基本給」+「諸手当」

総支給額は、「基本給+諸手当」という計算式で給与計算ができます。

 

「基本給」とは、従業員ごとに雇用契約で定められている基本の給与のことです。求人票などに「月給20万円」「日給1万円」などと書かれているものですね。

社内規定により、勤続年数や実績に合わせて昇給・減給することもあります。

 

「諸手当」には、「時間外手当」と「その他の手当」の2種類があります。

時間外手当とは、残業代や休日出勤手当など、基本給に含まれていない勤務時間にかかるものです。

 

給与計算の式は、それぞれ以下の通りです。

 

・残業手当:基本給(1時間)×1.25×実働時間数

・深夜残業手当(22時~翌5時の間の残業):基本給(1時間)×1.5×実働時間数

・休日出勤手当(法定休日):基本給(1時間)×1.35×実働時間数」

・休日出勤手当(法定外休日)かつ時間外労働の場合:基本給(1時間)×1.25×実働時間数

・休日出勤手当(法定外休日)かつ時間外労働でない場合:基本給(1時間)×実働時関数

 

その他の手当は、会社が独自に定めて支給している手当のこと。

会社ごとに自由に定められるため種類や名称はバラバラですが、よくある手当には以下のようなものがあります。

 

・通勤手当

・住宅手当

・役職手当

・資格手当

・役職手当

など

 

基本給と時間外手当、その他の手当を全て足し合わせたものが、「総支給額」となります。

 

  • 基準内給与・基準外給与

給与計算に関わる言葉で、「基準内給与」「基準外給与」というものがあります。

それぞれの言葉の意味は、以下の通り。

 

・基準内給与:割増賃金(残業代など)を計算する際の基礎となる賃金

・基準外給与:割増賃金の計算には算入されない賃金

 

残業代などの割増賃金を計算するときは、基礎となる時間給に1.25〜1.5の割増率をかけて計算します。

しかし、基準外給与となる諸手当はその計算に算入されません。例えば、「基準内給与20万円+基準外賃金5万円=総支給25万円」というケースの場合、割増賃金の基礎となる給与は「20万円」となります。

 

具体的には、厚生労働省は以下の7つを基準外給与と定めています。

 

・通勤手当

・家族手当

・別居手当

・子女教育手当

・住宅手当

・臨時に支払われる手当

・1か月を超える期間ごとに支払われる賃金

 

なぜこれらが割増賃金の基礎に含まれないかというと、これらは労働時間ではなく個人の事情によって支給される手当のため。常識的に考えて、家が遠くて通勤手当を多くもらっている人の基礎賃金が、家が近い人に比べて高くなってしまうのは変ですよね。

 

ただし、例えば通勤手当が全社員に一律に支給されている場合など、個人の事情が関わっていない通勤手当は基準内給与に含まれます。

基準外給与かどうかということは、その名称ではなく実態に伴って判断されるのです。

 

(3)控除額の計算方法

次に、総支給額から天引きする「控除額」の給与計算方法を解説していきます。

 

  • 法定控除・協定控除

総支給額から差し引かれる控除には、「法定控除」と「協定控除」の2種類があります。

 

・法定控除:法律の定めにより決まっている控除額。従業員の同意がなくても控除することができる

・協定控除:会社の労働組合、または従業員の過半数を代表するものと会社が協定を結ぶことで発生する控除

 

法定控除とは、法律で納入が定められている税金や保険料のことです。給与の金額ごとに定められた税率・保険料があり、必ず納めなければいけません。

詳しくは、下の項目で解説します。

 

協定控除とは、法律で定められていないので労働組合や会社が独自に規定するものです。

例えば、

 

・財形貯蓄

・食事代

・社宅使用料

・労働組合費

・団体生命保険料

・社内預金

・互助会費

・クリーニング代

 

などが協定控除です。

項目や金額は会社ごとにバラバラで、もちろん協定控除がない会社もあります。

 

  • 税・社会保険料

先にも触れましたが、一般的なサラリーマンの給与にかかる税金・保険料は以下のものがあります。

 

・所得税:

所得税は、総支給額から控除や非課税の手当といった「非課税所得」を除いた金額に課税されます。

累進課税制度を採用しているので、給与の金額が高くなると税率も上がるシステムとなっています。

 

・住民税:

住民票を置いている自治体に支払う税金です。

税率は市区町村によって異なります。

 

・雇用保険料:

失業したとき、失業給付を受けるための掛け金です。

 

・健康保険料:

従業員が怪我や病気で医療機関にかかるとき、負担額を減らせるように加入しているものです。保険料は従業員と会社で折半して負担します。

 

・厚生年金保険料:

将来年金を受け取るための掛け金です。健康保険料と同じく、会社と従業員が折半して負担します。

国民年金保険料は収入額に関わらず一律ですが、厚生年金保険は給与の額が基準となって保険料が異なります。

 

これらの税率・保険料率は、個々の収入額・居住地・加入している保険組合などによって異なるため、共通した計算式はありません。

そのため、総支給額は同じでも控除額に差があり、手取り額は一人一人異なるのです。

 

2.≪給与計算の月毎・年間の基礎的スケジュール≫

次に、給与計算の業務にまつわる基礎的なスケジュールを見ていきましょう。

 

(1)毎月行う業務

給与は多くの会社で月払い形式を採用しているため、給与計算の業務は毎月発生します。そのため、給与計算の担当者は毎月同じサイクルで全従業員の給与計算を行なっていくことになります。

そして、給与計算の作業は、毎月の締め日から給与支払い日までに行う必要があります。

 

例えば、締め日が毎月15日、25日が支払日という会社の場合、基礎的なスケジュールは以下の通り。

 

〜15日:人事異動・昇降給・扶養家族増減・氏名、振込先変更などの把握・確認

15日〜17日:勤怠(出退勤:遅早欠勤・休暇)の把握、歩合給の算出基礎

18日〜20日:支給額・控除額の計算、管理資料・給与明細の作成

21日〜22日:給与支払いの手配

25日:給与支払い・給与明細の配布

月末:社会保険料の納付

翌月10日:源泉所得税、住民税の納付

 

給与計算にかかる労力や時間は、従業員の人数・担当者の人数・締め日から支払日までの日数などで会社ごとにかなりばらつきがあります。

そのため、それぞれの工程にかかる日数は異なりますが、作業の順番や工程数は会社の規模に関わらず同じです。

 

給与計算の遅れは給与の遅配にも繋がるので、実際に業務を担当するときはスケジュール組みがとても重要になりますよ。

 

(2)給料計算の年間スケジュール

次に、給与計算に関わる年間スケジュールを月ごとにまとめてみました。

 

1月:税務署に法定調書を提出、市区町村に給与支払報告書を提出

2月:特になし

3月:4月の新規採用者・異動者の給与決定、4月に64歳以上になる従業員を把握(雇用保険料が免除となるため)

4月:新入社員・異動社員の給与設定、税率・保険料に改定があれば変更を反映

5月:4月に入社した社員の社会保険料控除開始

6月:住民税の新年度控除額を登録、賞与の計算(6月に賞与支給がある場合)

7月:労働保険の年度更新(保険料計算)、社会保険は算定基礎届提出、4月昇給者の随時改定(月額変更届)

8月:4月昇給による随時改定者の社会保険料改定

9月:厚生年金保険料率の変更(変更後の保険料が控除されるのは10月に支払う給与から)

10月:7月に算定基礎届を提出した社員の社会保険料改定

11月:年末調整の準備(社員に案内し、必要書類を配布する)

12月:賞与支給、年末調整実施

 

給与計算には保険や税金が関わっているので、年間スケジュールもそれに伴うものが多いです。

年末調整がある12月や、新入社員・異動社員の多い4月が給与計算業務の繁忙期となります。

 

3.≪給与計算に必須!算定基礎届≫

給与計算の中の保険料の計算には、算定基礎届という書類が必要です。

算定基礎届とは何なのか、また何のために提出する書類なのかを見ていきましょう。

 

(1)算定基礎届が大事なわけ

社会保険の保険料は、給与の金額によって納付する額が異なります。

しかし、給与は毎月変動するものなので、毎回社会保険料を一から計算するのはとても大変ですよね。

 

そこで必要となるのが「算定基礎届」。算定基礎届で「標準報酬月額」を決定し、その金額に基づいて保険料を計算することができる制度となっています。

 

(2)算定基礎届の提出期限・対象者は?

算定基礎届の提出期限は、毎年7月10日。この算定基礎届で決まった標準報酬月額は、同年9月から翌年8月まで適用されます。

 

算定基礎届の対象者となるのは、その年の7月1日に勤務している従業員です。

ただし、4〜6月のどの月も出勤日数が17日以下だった場合や、病欠などで賃金を受け取らなかった場合には算定基礎届の対象外となります。

 

(3)算定基礎届の提出方法

算定基礎届の提出には、以下の2種類の書類が必要です。

 

・算定基礎届

・算定基礎届総括表

 

これらの書類を、毎年7月1日〜10日の間に年金事務所や保険組合に提出します。

窓口への持ち込み・郵送・電子申請での提出が可能です。

 

4.≪基礎日数から標準報酬月額を計算する≫

算定基礎届の提出には、標準報酬月額の算出が必要です。

その計算方法を、簡単に解説していきます。

 

(1)支払い基礎日数の求め方

支払い基礎日数とは、給与計算の対象となる労働日数のことです。

 

(2)月給制の場合

月給制の支払い基礎日数は、「欠勤控除なし」「欠勤控除あり」の2パターンがあります。

 

欠勤控除なしの場合:「暦日数=支払い基礎日数」。カレンダー上の日数がそのまま支払い基礎日数になります。

欠勤控除ありの場合:「所定労働日数-欠勤日数=支払い基礎日数」。例えば月の労働時間が22日と就業規則で定められている場合、そこから欠勤日数を引いたものが支払い基礎日数です。

 

(3)日給・時給制の場合

日給・時給制の場合は、実際に出勤した日数がそのまま支払い基礎日数となります。

 

(4)標準報酬月額の求め方

標準報酬月額は、4〜6月の賃金を3で割り、平均を出したものです。

この賃金には、通勤手当や残業代など、基本給以外の手当も全て含みます。基準内賃金とは計算方法が違うので注意してください。

 

基本的には支払われた報酬全てが含まれますが、結婚祝い・見舞金といった一時金や、出張の旅費など経費精算で支払われた金額は除外して計算します。

 

5.≪まとめ≫

給与計算の基礎的な計算方法が、わかりましたか?

給与計算は会社ごとに計算方法が違い、また従業員一人一人についても適用される手当や控除が異なるので、そう単純ではありません。

 

今回ご紹介した計算方法は、あくまで基本的なものです。実際に給与計算の業務を行うときは、社内の賃金規定を優先して行いましょう。