個人事業主や法人の代表として、記帳をする時にわからなくなることが多い「勘定科目」。勘定科目の定義は、「表示金額の内容を示す名称」です。
今回は、法人・個人事業主が使用する勘定科目の定義や分類方法、分類するときの注意点について解説していきます。
全ての種類を覚えるのは大変ですが、分類の仕組みは意外と単純なので、理解しておくと便利です。
１. ≪勘定科目とは？≫
勘定科目の定義としては、簿記の仕訳や財務諸表に記載する、表示金額の内容を示す名称のことを言います。詳細は後ほど解説しますが、大まかに「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5種類に分類され、それぞれさらに細かな勘定科目があります。
例えば、現金で土地を購入した場合、購入した土地は「資産」の「有形固定資産」という種類に分類され、勘定科目は「土地」になります。
逆に支払った現金は、「費用」の「販売費及び一般管理費」という種類で、勘定科目は「地代家賃」になります。
分類する時は、細かな勘定科目ではなく、分類するときの定義を覚えておくと便利です。
また、勘定科目自体は自由に名称をつけられるので、法人によって種類が異なります。個人事業主や法人の代表者として記帳を行う時は、大まかな分類や定義だけ把握しておき、細かな種類分けはわからない時に調べて行えば問題ありません。
(1)勘定科目はなぜ必要なのか？
勘定科目が必要なのは、何にどれくらいお金がかかっているかを把握するためです。
記帳は、極論すれば「入ったお金」「出て行ったお金」「借りているお金」「貸しているお金」等のお金の動きだけが分かればできますが、具体的に何に使っているかまでは分かりません。
勘定科目を用いて動きだけではなく種類分けをすることで、具体的にどういった費用がかかっているか、どのくらいの収益が見込めるかが明確になります。これは、経営判断の材料にするため・関係先に経費の動きを見せるため・税金の計算をするために必要なことです。銀行に法人ローン申請をするときも、勘定科目で詳細な経費の動きを確認することは融資判断のポイントとなります。
また、勘定科目の種類によってかかる税率が変わる場合もあるので、計算のために正しい種類に分類する必要があります。
(2)法人でよく使われる勘定科目は？
法人でよく使われる勘定科目の種類について、まとめていきます。
勘定科目の定義は法人によって自由に変えられるので、今回ご紹介するのは一般的なものです。自由に定義付けられるからといって、あまりにも一般的なものとかけ離れていると取引先や銀行が把握しにくいので、基本的には一般的な勘定科目を使用しましょう。
「資産」区分の法人がよく使う勘定科目
- 現金：口座・金庫などにある紙幣と硬貨、郵便為替証書、配当金領収書、送金小切手など
- 売掛金：取引先に後払いで掛け売りしている料金を受け取る権利（1年以内に回収が見込まれるもの）
- 商品：店舗や倉庫にある在庫商品
- 建物：事業を行うために所有している建物
- 車両運搬具：事業に必要な車・バイク・トラックなど
「負債」区分の法人がよく使う勘定項目
- 買掛金：後払いで商品を購入したとき、支払いをする義務
- 短期借入金：銀行からの借入、手形借入金、当座借越など（返済期限が1年以内のもの）
- 長期借入金：銀行からの借入、手形借入金、当座借越など（返済期限が1年以上あるもの）
- 未払金：未払いの水道光熱費・クレジットで支払った費用など
- 前受金：水内金、手付金、前渡金など
「収益」区分の法人がよく使う勘定項目
- 売上高：商品やサービスの対価として得た収益
- 受取利息：有価証券利息、貸付金利息、普通預金利息など
「費用」区分の法人がよく使う勘定項目
- 仕入高：商品の入れ代金、仕入れ時に発生する運賃など仕入れにかかる費用
- 外注費：業務を外部委託するのにかかる費用
- 給与手当：正社員の給料
- 賞与：ボーナス
- 福利厚生費：慶弔見舞金、通勤費、社内レクリエーション費用、健康診断費用など
- 消耗品費：事務用品・備品など
- 貸借料：リース料、レンタル料
- 修繕費：建物・車・備品などの修繕にかかる費用
- 水道光熱費：電気・水道・ガス代など
- 接待交際費：得意先に行う接待費用
- 法人税、住民税：法人税、住民税、事業税、預金利息の源泉税および事業税
- ≪勘定科目は５つに分類できる？≫
先にもご紹介しているように、勘定科目は大きく5つに分類できます。
大まかな分類の定義さえ外していなければ、細かな勘定項目は正確な計算にはあまり関係ありません。5つの分類の定義について、わかりやすくまとめていきます。
・資産：法人が持っている財産のことです。現金・土地・すぐに回収できる売掛金など、万一の場合には現金化できるものを言います。
・負債：法人が他者から借りている借金です。
・純資産：資産から負債を引いたものです。
・収益：売り上げなど事業で得た収入です。
・費用：収益を得るために必要な出費のことです。
- ≪勘定科目の一覧と仕訳方法の例≫
勘定科目の名称の付け方は法人によりそれぞれなので、全てを並べると膨大になります。
法人がよく使うメジャーな勘定科目を一覧にしてみました。
「資産」
現金・当座預金・普通預金・定期預金・現金過不足・支払手形・受取手形・貸倒引当金・有価証券・商品・貯蔵品・立替金・未収金・短期貸付金・未収収益・前払費用・仮払金・仮払消費税・建物・構築物・機械装置・車両運搬具・工具器具備品・減価償却累計額・一括償却資産・土地・無形資産・敷金・保証金・出資金・保険積立金・長期貸付金・長期前払費用・創立費・開業費
「負債」
買掛金・支払手形・短期借入金・未払金・未払法人税等・未払消費税等・未払費用・預り金・借受金・前受金・前受収益・仮受消費税・長期借入金
「純資産」
資本金・資本準備金・利益準備金・繰越利益余剰金・事業主貸・事業主借・元入金
「収益」
売上・受取利息・受取配当金・有価証券評価益・有価証券売却益・雑収入・固定資産売却益
「費用」
仕入高・期首商品棚卸高・期末商品棚卸高・会議費・外注費・貸倒損失・寄付金・給料手当・業務委託費・ソフトウェア等・賃借料・交際費・修繕費・消耗品費・保険料・地代家賃・広告宣伝費・役員報酬・賞与・採用教育費・福利厚生費・新聞図書費・減価償却費・研究開発費・租税公課・荷造運賃・支払い手数料・通信費・退職金・雑給 など
勘定科目の分類は、基本的には読んで字のごとくで、定義に当てはまりそうな科目に分ければ問題ありません。
簡単な例を挙げると、ノートやペンなど事務用品を購入した費用は「事務用品費」や「消耗品費」に分類します。ただし、事務用品とその他の消耗品を分けるかどうか、消耗品以外の備品もまとめて計上するかなど、細かな決まりは会社ごとに異なります。
また、期末に無理に経費を使い切ろうと大量の事務用品や消耗品を購入すると、税務署の監査によって「費用」である「消耗品費」ではなく「資産」である「貯蔵品」と見なされてしまうなど、例外もあります。
- ≪勘定科目の注意点≫
勘定科目を分類するときの注意点について、解説していきます。
(1)自由に付けられるため企業により違う
勘定科目は法律で決まっているわけではありません。法人ごとに、独自の分類で記載することが可能です。
例にも挙げたように、事務用品の購入費用が「事務用品費」になるのか、「備品費」「消耗品費」等になるのかは、企業によって異なるのです。
(2)一般型なものが望ましい
勘定科目を記載する帳簿は、社内だけではなく社外の人の目に触れることもあります。そのため誰にでもわかりやすいよう、一般的な勘定科目を使ったほうがいいでしょう。
会計ソフトの設定をしたり決算書を作成したりするときにも、一般に浸透している勘定科目の方がスムーズに作業できます。
(3)同じ勘定科目を一貫して使う
一度選択した勘定科目は、途中で変更せず継続して使わなければいけません。例でいうと、同じ事務用品の購入費用が「事務用品費」「備品費」「消耗品費」などそのときによってブレがあってはいけないのです。
同じ勘定科目を使い続けることで、経費の動きを正確に把握し、的確な経営判断をすることができます。
ただし、途中で業務形態が変わった時には、例外として勘定科目を見直す場合もあります。
- ≪まとめ≫
勘定科目は、種類が多く全てを覚えるのは大変です。
しかし、日常的に頻出する勘定科目は限られていますし、大まかな分類の定義を理解していれば誰でも簡単に仕訳することができます。分類に迷うものはその都度調べて記載すればいいので、それほど難しく考える必要はありません。
