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2019/02/26 現金出納帳の書き方ガイド|手書き以外にやり方はある?

現金出納帳は、現金の出入りを記録しておく基本的な帳簿です。書き方は単純で、経理初心者でも比較的簡単にマスターすることができます。

ただし、現金の過不足があると他の帳簿にも影響を及ぼすので、管理者の責任は重大です。

今回は、そんな現金出納帳について、基本的な役割や書き方を解説していきます。

 

1. ≪現金出納帳とは?≫

現金出納帳(現金出納簿)は、会計帳簿の一つで、現金の収入と支出を記録していくものです。現金を管理するために重要で、事業を行う上では必要不可欠です。

帳簿の分類の上では、仕訳帳や総勘定元帳といった主要簿を補助する補助簿という扱いになります。

 

(1)現金出納帳は何に必要?

現金出納帳をつける主な目的は、現金の出入りを把握して管理することです。そのため、毎日記帳を行い、実際の現金の出入りと一致しているかを確認する必要があります。

ある程度規模の大きな会社では、経理は一人が行う作業ではないため、現金出納帳をつけることで不正や使い込みを防止する役割もあります。

また、月末に作成する総勘定元帳を作るための原本としても必要です。

 

(2)現金出納帳と小口現金出納帳の違い

現金出納帳とは、先に解説したように現金の出入りを毎日記録し、実際の残高と一致しているかを確認するものです。

交通費の支払いなどの少額の経費まで都度口座から現金を下ろして清算するのは非効率的ですよね。そういった時のために、会社にある程度用意しておく現金のことを「小口現金」と言います。そして、この小口現金の出入りを記録するのが、「小口現金出納帳」です。

 

基本的に、会社に置いてある小口現金が1つのみなら、小口現金出納帳も現金出納帳も同じ内容になります。ただし、部署ごとに2つ以上の小口現金がある場合、それぞれの小口現金を管理するための小口現金出納帳を作っておいた方が記帳も簡単ですし、効率が良くなります。

 

  1. ≪現金出納帳の記帳のやり方解説≫

現金出納帳の書き方は、毎日の現金の出入りをそのまま記録するだけなのであまり難しくありません。法律などで決まった書き方はありませんが、独自のテンプレートを作るより一般的な様式で記帳したほうがいいでしょう。

既存のテンプレートを使えばスムーズに記帳できるので、無料でダウンロードできるテンプレートや会計ソフトを利用するのがおすすめです。

 

手書きでもPC上のテンプレートでも基本の書き方は同じなので、解説していきます。

 

(1)毎日の基本的な書き方

現金出納帳には、「日付」「勘定科目」「摘要」「入金(収入)」「出金(費用)」「残高」の6つの項目が必要です。

 

まず、現金の出入りがあったら、その日付を記入します。

次に「勘定科目」と「摘要」で、勘定科目は出入金の分類・摘要はその説明です。例えば、経費で印刷用紙を買ったら、勘定科目は「事務用品費」、摘要は「印刷用紙購入」となります。

取引先から入金があったなら、勘定科目は「売上高」、摘要は「株式会社○○より商品代金入金」などになります。その後、入金・出金それぞれの項目に金額を記入します。

最後に、直前の残高に入金額を足した・または出金額を引いた額を記入して完了です。

 

(2)立替えて支払った場合の書き方

会社から直接支払ったのではなく、役員や社員が一時的に代金を立て替え、その経費を清算することも多いかと思います。そういった場合は、「短期借入金」という勘定科目を使います。

例えば、社員が1万円の交通費の支払いを一時的に立て替え、経費で清算する時は、

 

勘定科目「短期借入金」 摘要「〇〇さんより」 入金「1万円」

勘定科目「旅費交通費」 摘要「A駅〜B駅電車代」 出金「1万円」

 

と記入することになります。

これで出入金がプラスマイナスゼロになり、現金残高に矛盾が生じません。

 

(3)実際と現金出納帳の残高が不一致の場合の書き方

現金のやりとりはミスが生じやすく、現金出納帳と実際の現金残高が合わなくなってしまうこともあります。

原因がわかっている場合にはもちろん間違いを正すのが解決方法となりますが、もし原因不明の場合は「雑損失」「雑収入」という勘定項目を使います。入金額・出金額の項目に過不足金の額を記入し、残高に足したり引いたりして実際の残高と合わせます。

 

  1. ≪現金出納帳の代表的な作り方3選≫

現金出納帳の作り方には、手書きでの作成・Excelのテンプレートを利用したPC作成・会計ソフトを使ったPC作成の3つがあります。

それぞれの書き方にメリット・デメリットがありますので、解説していきます。

 

(1)ノートなどに直接手書きする

個人事業主や、法人の代表が自ら経理作業をする時におすすめなのが、ノートなどに手書きで記帳する方法です。手書きで現金出納帳を作成する場合は、ノートのページを必要な6項目に分けるために縦線を引き、あとは上から順に記帳していきます。

 

現金出納帳を手書きするメリットは、現金の出入りがあった時にすぐに書き込めることです。PCやソフトを立ち上げる手間がなく、ノートを開くだけで記帳できるのでスピーディーに対応できます。

手書きなら事前にテンプレートを作成したりソフトを購入したりする必要もないので、最も手軽に始められる記帳方法と言えます。

また、手書きで一文字一文字書くことで現金の出入りをしっかり把握することができ、現金に対する意識が高まります。

 

ただし、現金出納帳を手書きするデメリットは、字を一文字ずつ書く手間があることです。特に現金取引が多い会社では、手書きで一つ一つ記帳するのは負担になります。

また、急いで書くと後で見返した時に視認しにくいことや、記帳ミスがあった時の修正が難しいこともデメリットとなるでしょう。

 

(2)Excelのテンプレートを利用する

現金出納帳をExcelのテンプレートで記帳する方法は、手間とお金がかからないというメリットがあります。

たった6項目の単純な表なのでテンプレートを自作するのも簡単ですし、無料でダウンロードできるテンプレートも多数配布されているので、それを利用すれば更に手軽です。

テンプレートがあれば正しく数字を打ち込むだけなので、経理初心者でも簡単に管理することができます。記帳ミスがあった時にも簡単に修正できますし、勘定科目をコードで管理したり、出入金額に応じて残高が自動で計算できたりするのも便利です。

 

デメリットとしては、会計ソフトのように仕訳帳や総勘定元帳と自動でデータを共有できないことが挙げられます。また、PC作業となるので、手書きよりも現金の動きに対する意識が低くなりがちなのもデメリットです。

 

(3)仕訳も簡単!会計ソフトで作成

会計ソフトで現金出納帳を作成するメリットは、既にテンプレートが万全に用意されていて操作性が高いということです。

また、仕訳帳や総勘定元帳など他の帳簿と自動でデータ共有できることが多いので、同じ内容を何度も転記する手間も省けます。

 

逆にデメリットは、会計ソフトの導入に手書きのノートやExcelよりも費用がかかることです。会計ソフトには買い切りタイプと月額利用料タイプの2種類がありますが、どちらにしても便利で使いやすい会計ソフトにはコストがかかります。

 

  1. ≪現金出納帳が作成できるスマホアプリ≫

スマホアプリで現金出納帳が作成できれば、PC作成の操作性の良さと、ノートに手書きする機動力の良いところ取りができます。

現金出納帳が作成できる便利なスマホアプリを3つご紹介していきます。

 

(1)freee

PC用会計ソフトで有名な「freee」には、スマホアプリも用意されています。

レシートや領収書を写真に撮るだけで日付や金額が自動で記帳でき、銀行やクレジットカードとも同期させることで正確に残高を計算できます。また、個人用にも対応しているので、家計簿やお小遣い帳としても利用することが可能です。

ダウンロード自体は無料で、個人プラン月額1,000円〜・法人プラン月額2,500円〜利用できます。

 

(2)Zaim

無料アプリ「Zaim」は、家庭の家計簿用に開発されたスマホアプリです。個人用なので仕訳帳への転記等はできませんが、現金出納帳の代わりとして十分使うことができます。

レシートを撮影しての読み取りや銀行口座・クレジットカードとの連携も無料プラン内で可能です。費用をかけず、手軽にアプリで現金出納帳を作りたい個人事業主の方におすすめです。

 

(3)ちまたの会計

「ちまたの会計」は、スマホ・タブレット・PCで使える無料の会計ソフトです。レシート読み取り機能や詳細な分析機能はありませんが、基本的な帳簿の作成を全て無料で行うことができます。

PCソフトと同等の機能がスマホでも使えるので、自宅にPCを持っていない方・無料ソフトで会計関連の記帳を全てまかないたい方におすすめです。

 

  1. ≪現金出納帳を作成する上での注意点≫

現金出納帳は、実際の現金残高と絶対に一致するように記帳するのが大切です。こまめにチェックし、不一致があった場合は必ず原因を追求するようにしましょう。

また、個人事業主や小規模な法人では、個人と会社の現金や出費を一緒にしてしまい、どんぶり勘定になりがちです。個人事業主であっても、現金出納帳を作るにあたっては仕事とプライベートをきっちり分け、現金の流れを明確に把握しましょう。

 

  1. ≪まとめ≫

現金出納帳は、帳簿のなかでも比較的記帳が簡単で、初心者にも理解しやすいです。単純な作りでも仕訳帳や総勘定元帳の原本ともなる重要な帳簿なので、過不足金が出ないようしっかりと管理しましょう。

スピーディーかつ明確な現金出納帳を作るには、手書きとPC作成の良いところ取りができるスマホアプリが便利です。