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2020/03/26 会社設立・登記に必要な書類とは?手続き方法、設立後にすべきこと

会社設立には、資金集めや人・モノ集め、様々なルールの決定など、準備することが膨大です。

中でも、公証人役場や法務局で行う手続きは、必要書類や手続きのステップが複雑です。

 

そこで、今回は、会社設立の必要書類と手続きの流れをわかりやすく解説。

全体の流れを把握することで、必要書類の揃え方や準備するタイミングがわかります。

 

1.≪会社設立・登記に必要な書類一覧≫

会社設立には、以下の11種類の書類が必要です。

 

・登記申請書

・登録免許税分の収入印紙を貼り付けたA4用紙

・定款

・発起人の決定書

・取締役の就任承諾書

・代表取締役の就任承諾書

・監査役の就任承諾書

・取締役の印鑑証明書

・資本金の払い込み証明書

・印鑑届出書

・登記すべき事項を保存したCD-Rまたはフロッピーディスク

 

会社設立時には、これらの書類を法務局に提出して手続きを行います。

以下の項目で、詳しい準備方法や手続きの流れについて解説していきます。

 

2.≪会社設立前の必要書類の準備プロセス≫

会社設立に必要な書類は、以下の順番で準備していきます。

用意する順番を間違えると、手続きがスムーズにできないことがあるので注意してください。

 

(1)印鑑を作成する

会社設立の必要書類を準備するにあたっては、まず法人用の印鑑を作成します。

会社設立の手続きや、開業後すぐに必要となる印鑑は、以下の4種類です。

 

・会社実印(代表社印):会社の設立登記時に登録する実印。主に重要な契約書などに使う

・会社銀行印:銀行口座の開設時に届け出る実印。会社実印と分けてリスクを分散する

・角印(社印):注文書・請求書・稟議書などに用いる会社の認印

・住所印(ゴム印):会社名・会社住所・電話番号などを記載した印鑑

 

(2)設立の基本事項を決定

次に、会社の基本事項を決定します。

会社設立にあたって、最初に決めておくべき基本事項には以下のようなものがあります。

 

・会社名

・所在地

・発起人

・事業目的

・事業年度

 

(3)定款を作成する

いよいよ、会社設立の手続きでもっとも重要な定款の作成に移ります。

定款とは、会社の基本的なルールを書面にまとめたもののことです。

定款には、以下の内容を記載します。

 

・会社名

・所在地

・事業目的

・広告方法

・発行可能株式総数

・株式の譲渡制限

・取締役の員数

・取締役の任期

・事業年度

・設立に際して出資される財産の価額

・設立後の資本金の額

・最初の事業年度

・設立時の役員

・発起人の氏名、住所等

・発起人の記名押印

・出資者全員の捨て印

 

(4)定款の認証を受ける

定款が作成できたら、その内容が正しいことを第三者に証明してもらう「認証」の手続きを行います。

 

定款の認証は、法務局ではなく公証人役場で行うため、まずは登記予定の地域に所属する公証人役場を調べましょう。

行くべき公証人役場が決まったら、以下の書類や手数料を持参して定款の認証を受けます。

 

・定款 3部

・発起人(出資者)全員の印鑑証明書

・発起人(出資者)の実印

・身分証明書

・公証人へ支払う手数料 5万円

・定款の写し交付手数料 250円×定款のページ数

・収入印紙 4万円分(電子定款の場合は不要)

 

(5)資本金を払い込む

次に行うのが、資本金の払い込みです。会社用の口座を用意して、資本金として定めた額を振り込みましょう。

 

このタイミングで行うのは、次の登記手続きで必要な書類を作成するためです。

資本金の払い込みが終わったら、通帳の以下の部分をコピーしておきましょう。

 

・通帳の記帳欄

・表紙

・個人情報欄

 

(6)設立登記をする

最後のステップが、設立登記申請です。

はじめに挙げた11種類の必要書類は、この段階で全て作成・取得が可能になっているはずです。

全ての書類を法務局に持参し、提出しましょう。

 

それぞれの書類の詳しい作成方法は、下の項目で解説します。

 

3.≪会社設立時、法務局に提出する書類≫

それでは、最初の必要書類一覧でご紹介した書類の役割や、作成方法を解説していきます。

 

(1)登記申請書

登記申請書のテンプレートは、法務省のホームページからダウンロードすることができます。

テンプレートを使わず、同じ内容を記載した書類を作成しても問題ありません。

内容は以下の事項をA4用紙に横書きにするだけなので、特に難しいステップではないでしょう。

 

・会社の基本事項(会社名・所在地・登記の事由・資本金額・登録免許税額)

・添付書類の内訳

・申請年月日

・本店と代表者の氏名・住所

 

(2)認証済みの定款

先の手続きで認証を受けた定款が、登記申請用に1部必要です。

 

(3)取締役・代表取締役の就任承諾書

「取締役・代表取締役に就任したことを承諾した」ということを証明するための書類です。 

内容は「◯年◯月◯日の取締役会で取締役(代表取締役)に選任され、承諾しました」という文章と、その人の署名です。

インターネット上でテンプレートが取得できるため、日付と署名欄を埋めるだけで問題ありません。

 

(4)発起人の決定書

発起人の決定書には、以下の内容を記載します。

 

・本店の詳細な所在地

・電子公告のURL

・発起人全員の記名捺印

こちらも、インターネット上でテンプレートのダウンロードが可能です。

 

(5)資本金の払込を証明する書類

資本金の払い込みを行なったあと、取得した通帳のコピーから作成します。

通帳の表紙、個人情報欄、記帳欄のコピーに表紙をつけ、製本しましょう。

各見開きページの綴り部分には、契印をしておきます。

 

(6)会社の印鑑届書

印鑑届書は、会社実印の印鑑登録をするために必要な書類です。

法務局のホームページでテンプレートを入手できるため、必要事項を記入して提出しましょう。

 

(7)代表取締役・取締役個人の印鑑証明

定款の認証を受ける際に取得したもの、同じ印鑑証明を使います。

それぞれが住民票を置いている自治体の役所で入手しましょう。

 

取締役が複数人いる会社の場合、全員の印鑑証明書が必要です。

ただし、取締役会を設置している場合は、代表取締役1名の印鑑証明のみで手続きができます。

 

(8)登記事項を保存した書類または磁気ディスク

登記事項を保存した書類は紙媒体で提出することもできますが、その場合は用紙を法務局で直接入手する必要があります。

そのため、法務省のホームページにある作成例を参考にしながら、自分のPCで作成した方が効率的です。

 

内容はテンプレートに従って必要事項を記入するだけなので、そこまで難しくありません。

作成が終わったら、CD-RかFDに保存し、会社名を書いたシールを貼り付けて提出します。

 

4.≪会社設立後、税務署への提出が必要な書類≫

法務局で設立登記が終わったら、それで会社設立は完了というわけではありません。

設立後、営業開始にあたって税務署に対する手続きも必要です。

税務署での手続きの、必要書類を解説していきます。

 

(1)法人設立届出書

法人設立届出書は、簡単にいうと税務署に「会社を設立しました」という報告を行う書類です。

会社設立から2ヶ月以内に提出を行います。

 

テンプレートは国税局のホームページからダウンロードでき、それに従って代表者氏名・住所・事業目的・事業開始年月日などを記入します。

また、添付書類として定款の写しが必要です。

 

(2)給与支払事務所等の開設届出書

給与支払事務所等の開設届出書とは、従業員等に給与を支払う場合に提出が必要な書類のことです。

こちらも、テンプレートは国税局のホームページで入手できます。

提出期限は、給与支払事務所として開設してから1ヶ月以内です。

 

(3)青色申告の承認申請書

青色申告の承認申請書は、法人税等の申告を青色申告で行うために必要です。

他に「白色申告」という申告方法もありますが、青色申告の方が税制上何かと有利です。

申告時に提出する帳簿の種類などを記入し、提出します。

 

提出する帳簿の種類は「現金出納帳」「預金出納帳」「売掛帳」「買掛帳」「総勘定元帳」の5つが基本です。

提出期限は会社設立後3ヶ月以内、または最初の事業年度の末日です。

 

5.≪合同会社設立の必要書類≫

ここまで解説してきたのは、もっとも数が多い「株式会社」を設立するための必要書類や手続き方法です。

合同会社を設立する場合、手続きや必要書類はもっとシンプルになります。

 

合同会社設立に必要な書類は、以下の通りです。

 

・合同会社設立登記申請書

・登記用紙と同一の用紙

・定款2部

・代表社員の印鑑証明書

・払込証明書

・印鑑届書

・代表社員就任承諾書(場合によって必要)

・本店所在地及び資本金決定書(場合によって必要)

 

合同会社を設立する場合、定款の認証というステップが必要ありません。

また、登録免許税も株式会社は15万円、合同会社の場合は6万円という違いがあります。

その他の手続き方法は、基本的には株式会社設立の場合と同じです。

 

6.≪まとめ≫

会社設立の必要書類は、全部で11種類です。

定款以外の書類は作成や入手がそこまで難しくありませんが、種類が多いので抜けや間違いがないように気をつける必要があります。

スムーズに登記申請まで終えるために、手続きの流れを把握してステップごとに準備を進めていきましょう。