企業の経理部門や、青色申告の個人事業主には必須の複式簿記。「借方」「貸方」と聞くだけで頭が痛くなってしまうという方もいるかと思いますが、特に個人事業主の方なら青色申告で65万円控除を受けて得をするために必要なものです。
また、企業の経理の方も、複式簿記は業務の基本なので、しっかりやり方を把握しておきましょう。
目次
1.複式簿記とは？
簿記初心者の中には、そもそも複式簿記とは何なのか、どのようにつければ良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
まずは、そんな方のために複式簿記とはどんなものなのかについて解説していきます。
少し複雑ですが、企業で経理業務を行う方や、青色申告の個人事業主は、必ず覚えなければいけない基本の記帳方法です。
(1)そもそも簿記とは？
そもそも「簿記」とは、企業などの財産の増減を記録・計算・整理して明確にするものです。この簿記を利用して決算や財務報告書を作成し、税務署や関係先へ財務状況を知らせることを「会計」といいます。
簿記は、会計業務の基礎となる作業なのです。
(2)単式簿記と複式簿記の違い
単式簿記は、一つの取引を一つの勘定項目で記録していく方法です。「支出 仕入 3万円」「収入 売上代金 5万円」「収入 借入金 10万円」などのように、シンプルに「支出」か「収入」をノートなどに記録していきます。
現金が増えたか減ったかのみを記録するので、簿記の知識がなくても簡単に計算できるのが単式簿記のメリットです。
しかし、この単式簿記では、その収入や支出の結果、現金や資産がいくらになったかがわかりにくいというデメリットがあります。上に挙げた例だと、借入金の収入で10万円現金が増えていますが、実際には借入金は返済しなければいけないため、単純に資産が増えたとは言えません。
また、返済を続けた場合の借入金残高も、全体の現金の動きを記録するのみの単式簿記では把握できないのです。
複式簿記では、「借方」「貸方」という概念を用いてノートやエクセルの表に記録します。ノートやエクセル表の左側が借方・右側が貸方で、まずは仕訳帳を作成して全ての現金の出入りを明確にします。
その後、仕訳帳の内容をまとめて作成するのが「貸借対照表」と「損益計算書」です。これにより、現金の残高や現金以外の資産、借入金残高などが明確になります。
会計情報がより明確になり、単式簿記よりも詳細な分析が可能なことが複式簿記のメリットです。
(3)「企業会計原則」をクリアしている
「企業会計原則」とは、企業が会計を行うにあたって守るべき原則を定めたものです。虚偽の報告を行わない、正規の方法で作成する、報告される者が誤解しない明瞭な表示、毎期会計を継続するなどの7つの原則がありますが、この2つ目の「正規の方法」が複式簿記を意味します。
単式簿記は、シンプルで誰でも簡単に作成できますが、企業の正規的な会計の作成としては認められていないのです。
個人事業主の場合も、白色申告や青色申告の10万円控除では単式簿記で作成した簡易的な会計が認められていますが、青色申告の65万円控除は複式簿記で作成した正規の会計が必須です。
(4)貸借対照表と損益計算書
複式簿記で作成する書類を、「貸借対照表」と「損益計算書」と言います。ノートに手書きしても構いませんし、エクセルやアプリでも記録ができます。
ここでは、それぞれの書類の意味や作成方法を解説していきます。
貸借対照表 | 賃借対照表とは、複式簿記で作成する「資産」「負債」「純資産」を記録した書類です。 他に「バランスシート」と呼ばれることもあり、借方と貸方をノートの左右で一致させることからこの名前になっています。 ノートやエクセル表左側の借方が「資産」・右側の貸方「負債」と「純資産」です。いつでも必ず、「資産＝負債＋純資産」という構図になります。 単式簿記ではわからない、現金残高や売掛金・借入金の残高がわかります。 |
損益計算書 | 損益計算書は、複式簿記で作成する「費用」と「収益」を示す書類です。企業に入った収益から費用を差し引き、利益を算出するのに使います。 ノートやエクセル表左側の借方が「費用」・右側の貸方が「収益」です。こちらは「費用＋利益＝収益」という構図になります。 実質的に、その企業や個人事業が儲かっているか、儲かっていないかがわかる書類です。 |
2.複式簿記の記帳方法
それでは、複式簿記の記帳方法を解説していきます。
少し複雑ですが、企業の経理や青色申告をする個人事業主には複式簿記が必須なので、必ず覚えられるようにしましょう。
(1)まず「貸借対照表」を理解しよう
複式簿記を理解するには、まず貸借対照表を理解しましょう。
賃借対照表の作成を理解すれば、損益計算書の作成も容易になります。
(2)5つのグループ分けを知っておく
複式簿記で記録する項目には「資産」「負債」「純資産」「費用」「収益」という5つのグループがあります。
- 資産：企業や個人事業主が持つ財産。現金・預金・不動産など
- 負債：企業や個人事業主が他者から借りている金額。借入金・未払金など
- 純資産：「総資産−負債」企業・個人事業主の純粋な資産。資本金など
- 費用：事業の運営にかかった金額。仕入・備品購入・従業員の給与・家賃など
- 収益：事業により得た金額。売上金・配当金など
貸借対照表で記録するのは、先に解説した通り「資産」「負債」「純資産」の3つです。
(3)具体的なケースから学ぶ複式簿記の記帳
まず、賃借対照表を作成するときは、仕訳帳を作成します。
複式簿記の仕訳帳は、最初にノートやエクセルの表の左側を「借方」、右側を「貸方」として区切ります。
例えば、現金10万円で業務に使う備品を購入した場合「備品 10万円 / 現金 10万円」とノートに記録します。これは、企業の資産として10万円分の備品が増え、10万円の現金が減ったという意味です。
逆に、売上金で資産が増えた場合は「売掛金 10万円 / 売上金 10万円」となります。金融機関から借入をした場合は「現金 10万円 / 借入金 10万円」です。
「お金や、受け取る予定のお金が増えた場合」はノート左側の借方に現金や売掛金、「お金が減った場合」はノート右側の貸方に現金が来ると覚えると良いでしょう。
ポイントは、絶対に貸方と借方を一致させるということです。一つずつの取引の金額も、結果的な残高も絶対に一致させます。
賃借対照表は、これらの仕訳帳の内容を項目ごとにまとめて見やすくしたものです。賃借対照表の借方は資産、貸方は負債と純資産を表します。
資産はさらに「現金」と「売掛金」、負債は「借入金」と「買掛金」、純資産は「出資金」と「当期純利益」に分けることができます。期末や月末に、どの項目にどれだけの残高があるのかをまとめて明確にすることで、企業や個人事業の経営状況がはっきりとわかります。
3.複式簿記を簡単に作成するなら
複式簿記を簡単に作成するなら、エクセルや会計ソフトを使ってPCで管理するのがおすすめです。
ノートに記帳するのは手軽ですが、あとで見返したりまとめたりするのに手間がかかるというデメリットがあります。PCでの作成なら、あとで賃借対照表や損益計算書を作成するときにまとめるのも簡単です。
近年はアプリでも複式簿記の記帳ができるので、PCと連動させて手軽なアプリで仕訳帳・エクセルや会計ソフトで賃借対照表と損益計算書を作成と使い分けるのもおすすめです。
(1)無料も！会計ソフト
会計ソフトは、テンプレートが充実している・勘定項目があらかじめ設定されているなど、準備の手間が少ないのがメリットです。仕訳帳から賃借対照表や損益計算書へのデータ移行もスムーズなので、青色申告の個人事業主など、会計業務に時間を割きたくないという方にぴったりです。
他の決算書類の作成まで一貫して行えるので、会計にかかる手間を極力抑えたい方や、仕訳の回数が多い企業も会計ソフトを導入するのがおすすめです。
ただし、会計ソフトはインストール型のものとクラウド型のものがありますが、どちらも購入費用・月額費用がかかります。仕訳帳など基本的な記帳のみなら、無料の会計ソフトもあるので探してみましょう。
(2)スマホで管理できるアプリ
近年は、スマホのアプリでも複式簿記での記帳が可能です。
ただし、賃借対照表や損益計算書までスマホのみで作成できるアプリは少なく、多くの場合アプリでできるのは仕訳帳の作成など簡易な操作がメインです。
PC版のソフトと連動しているアプリがほとんどなので、アプリからソフトへのデータ移行はスムーズです。
アプリ版の会計ソフトは、領収書の写真を撮るだけで仕訳が記録できるなど、スマホアプリならではの機能が充実しています。立ち上げも早く、ノートへの記帳と同じくらい手軽なので、手書きにこだわりがない方はアプリの導入がおすすめです。
(3)エクセルでも作成可能？
エクセルでも、複式簿記の記帳は可能です。仕訳帳のみであれば、表の左右に出納を記録するだけなのでほとんど手間なく作成できます。
賃借対照表・損益計算書へのデータ移行にはマクロの知識が必要ですが、ソフトを使わずエクセルのみで会計を行うのは不可能ではありません。エクセルで会計書類を作るソースコードを解説しているサイトもあるので、興味がある方は参考にしてみてください。
4.まとめ
複式簿記は、企業の会計業務や青色申告の65万円控除に必須です。特に、個人事業主の方はやり方を知らないと控除枠が減り、損をしてしまいます。
